Pages

Wednesday, September 12, 2012

PPIC Yang Berhasil Dalam Konsep Balance Score Card (BSC)


Apakah ukuran keberhasilan PPIC ? Jika perusahaan anda menerapkan Performance Appraissal System, seperti MBO, Balance Scorecard, Departementally KPI, atau model- model yang lain. Key Performance Indicator yang paling umum yaitu  Delivery Performance atau saya lebih suka menyebutnya dengan D-Ratio dan Lead Time (LT).
Sebagai ilustrasi saya ambil contoh strategic mapping dalam  Balance Score Card ( BSC ). Secara garis besar saya akan memberikan ilustrasi singkat mengenai makhluk yang satu ini. Untuk lebih detailnya anda bisa temukan di toko buku terdekat.

Balance Score Card
Ide tentang BSC pertama kali dipublikasikan dalam artikel Robert S. Kaplan dan David P.Norton di Harvard Bussiness Review tahun 1992 dalam artikel yang berjudul “ Balanced Scorecard-Measure that Drive Performance” . Dalam perkembangannya, BSC kemudian dikembangkan untuk menghubungkan tolok ukur bisnis dengan strategi perusahaan. Norton dan Kaplan dalam artikel keduanya yang berjudul “ Putting the Balanced Scorecard to work” ( Sept-oct 1993 ) menunjukkan bagaimana perusahaan menggunakan BSC. Pengukuran yang efektif merupakan bagian yang integral dari proses manajemen

Balanced Score Card merupakan suatu sistem managemen, pengukuran, dan pengendalian yang secara cepat, tepat, dan komprehensif dapat memberikan pemahaman pada manajer tentang performance bisnis.

Pengukuran kinerja memandang unit bisnis dalam 4 perspektif, yaitu perspektif keuangan, pelanggan, proses bisnis dalam perusahaan, serta proses pembelajaran dan pertumbuhan. Melalui mekanisme sebab akibat, perspektif keuangan menjadi tolok ukur utama yang dijelaskan oleh tolok ukur operasional, dapa tiga perspektif lainnya sebagai driver (lead indicators).BSC dianalogikan sebagai “dashboard mobil” atau “cockpit pesawat”, untuk menggambarkan seorang pengemudi atau pilot perlu data real time yang akurat, dan relevan dengan tujuan.

Balance Score Card diterjemahkan kedalam  KPI ( Key Performance Indicator ) mulai dari level Corporate hingga turun sampai level Departemen. Saya yakin, jika disupport dengan Management by Objective (MBO) dan diintegrasikan dengan sistem Rewards. Hasilnya akan luar biasa.

PPIC dalam BALANCE SCORECARD
Kembali ke topik, bagaimana mengukur keberhasilan  fungsi PPIC. Saya lebih  tertarik melihatnya melalui Balance Scorecard atau KPI (Departemental). Dengan tools ini aspek strategis dan posisi keterkaitan ( cause & effect ) bisa dengan mudah dilihat dan dipahami.
General Strategic Mapping Operation KPI / Balance Scorecard

Strategic Mapping diatas merupakan dasar dalam  design KPI Departemental. Mapping diatas bukanlah sesuatu yang baku, setiap perusahaan memiliki Strategic Mapping Departemental yang mengikuti level Corporate. Namun secara umum, kurang lebih sebaran Strategi Mapping diatas sudah cukup memberikan gambaran.

Penjelasannya sbb :
1. Kolom paling kiri menunjukkan 4 perspective dan baris paling atas menunjukkan ekpectasi internal customer dari PPIC  ( dari marketing ) yang merupakan impack dari fungsi produksi, Engineering, Logistic, dan QA. Gambaran ini sifatnya sangat umum, tidak ada yang baku mengenai Key Performance Indicator karena penentuannya diturunkan dari Strategic Mapping Corporate (MP).  MP Corporate sangat dipengaruhi oleh Visi dan misi perusahaan.
2. Dari sisi PPIC, customer bagian ini adalah marketing. Marketing mengharapkan Delivery performance (D-Ratio) maksimal dan Lead Time Process ( LT ) minimal. Jika dua aspek ini terpenuhi, akan memberikan impack pada finance perspective, yaitu sales volume. Sales Performance hanya satu level dibawah Revenue.
3. D-Ratio dan LT merupakan impack dari Planning Accuracy dan Production Volume yang berada dalam wilayah Produksi.
4. Planning Accuracy merupakan impack dari 3 fungsi yang berbeda yaitu Engineering yang memberikan kontribusi pada Machine performance, Logistic dengan Delivery Material dan Inventory level, dan QA dengan Product Quality Performance.
5. Action Strategis yang bisa dilakukan oleh PPIC  yaitu Material Forecast. Terlihat didalam tabel, aktivitas internal ini tidak memberikan impack langsung pada Goal  yang menjadi ekspectasi (D-Ratio, LT), melainkan memberikan impack pada Logistic performance.

Apakah artinya ? Fungsi PPIC memiliki Goal utama D-Ratio dan LT performance. Tapi apa yang anda lakukan dari  perspective internal bussiness process yang dapat memberikan impack langsung ? Dari sisi strategis Nothing … Tidak ada Bro. Yang banyak PPIC lakukan sebatas KPI individual  yang cenderung ke Jobdes atau Reporting. Seperti aktivitas  data entry, data support, dan penyusunan MPS. Silahkan untuk diperdebatkan, penyusunan MPS bukanlah aktivitas strategis, karena merupakan aktivitas rutin dan memiliki SOP yang jelas.

Inilah letak permasalahannya, PPIC dituntut  oleh Marketing untuk memberikan Delivery performance dan Lead Time process se-optimal mungkin. Tapi untuk mencapainya, anda sangat tergantung oleh kinerja bagian lain. Karena alasan ini, beberapa perusahaan  meletakkan PPIC dibawah Struktur Produksi, atau bersama dengan Produksi dan Engineering  dibawah payung Operational, atau beberapa variasi model lain.  Akan tetapi, apapun situasi dan alasannya, saya tidak mendukung PPIC berada dibawah struktur produksi.
Pertanyaannya, Bagaimana menjalankan fungsi PPIC  dengan Success ?

Menjalankan fungsi PPIC  dengan Success
Melihat peranan PPIC dalam  tabel BSC diatas . Jika tidak memiliki strategi  yang tepat, saya jamin, PPIC tidak akan memiliki bargaining yang kuat terhadap fungsi lainnya. Atau dengan bahasa yang lebih mudah, Anda diperlukan saat arrange order, Penyusunan MPS, menyusun MRP, melayani permintaan Re-make & Re-Schedulling, dan aktivitas ( administratif ) terkait dengan Feeding Material/suplay  dari Material Warehouse ke production. Setelah itu, kontribusi anda tidak terlihat lagi.

Apakah  situasi ini normal? Jawaban saya “ TIDAK”. Situasi ini terjadi jika PPIC tidak memiliki  perspective dan strategi yang tidak tepat.

Berikut Tips  agar  PPIC memiliki bargainning yang kuat. Sehingga memiliki power dalam melakukan follow up dan tekanan pada bagian lain yang terkait dengan Goal Departemen.

1. Memahami seluruh prosedure operasional terkait dengan produksi, inventory, logistic, marketing. Tidak hanya tekstual, tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini akan sangat berguna dalam menganalisa permasalahan yang melibatkan beberapa bagian. Pemahaman mutlak akan prosedure  menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.

2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika anda berfikir, bisa memahaminya dengan hanya mempelajari flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat kurang, Pemahaman anda sebagai orang PPIC harus sama baiknya dengan  skill & knowledge  Supervisor dan Manager Produksi bahkan lebih baik, jika PPIC berperan sebagai 'Rule Maker' .  

3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah perpanjangan tangan Produksi dan Marketing. Untuk itu dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi yang proporsional, dengan fokus pada target utama, yaitu ketepatan Delivery dan Stabilitas Capasitas Produksi.

Penutup
Jika anda sebagai bagian dari fungsi PPIC memiliki persepsi hanya menjalankan tugas “administratif”, tolong segera di improve.  Jika ada option lain untuk melaukan perbaikan dan anda anggap baik untuk kepentingan perusahaan, let’s do it. Lebih jauh saya ingin menyatakan, mari rasakan spirit  bagian produksi. Terlibatlah didalam, jika diperlukan berikan waktu khusus untuk belajar dan ikut serta didalamnya.
Good PPIC People  come from the best Production People

 Good Luck & Wish U The Best



14 comments:

  1. Sangat menarik dan memberikan informasi yg luar biasa bermanfaat bagi saya. Karna saya baru 1 bulan ini bekerja sebagai PPIC di perusahaan springbed. Posisi PPIC memang benar2 memiliki tantangan.

    ReplyDelete
  2. Bagaimana usulan kedudukan departemen PPIC diantara departemen-departemen lainnya dalam struktur organisasi perusahaan pabrikan ?

    ReplyDelete
  3. Basic Struktur organisasi perusahaan sebenarnya ada 3 fungsi utama, yaitu Finance, Marketing, dan Operation. Operation bertanggung jawab pada proses manufacturing keseluruhan mulai In hingga Delivery. Meski kadang berbeda implementasinya antar perusahaan, fungsi operation terdiri dari fungsi Produksi, Engineering, PPIC, QC, Logistic/Purchasing, Warehouse, Delivery/Shipping, HRD, GA, R&D, Continues Improvement/CI yang kesemuanya saling terkait dan sejajar.

    ReplyDelete
  4. Dear pak dedy
    BSC itu berbentuk software ya pak? Atau bagaimana?
    Terima kasih

    ReplyDelete
    Replies
    1. BSc adalh sistem penilaian & pengukuran kinerja sebuah divisi dlm struktur perusahaan. Jd bukan software. Adapun pnggunaan software sebatas pada tampilan /display.
      Tq

      Delete
  5. Maaf gan ane minta ijin posting di blog ane artikel2 agan cukup menarik dan sy ingin tahu lebih dalam tentang dunia manufacture terutama divisi PPIC,

    ReplyDelete
  6. Salam

    Pak kalau punya konsep PPIC untuk manufaktur part otomotif, boleh dong sy minta...

    Thanks

    ReplyDelete
  7. Artikel yg luar biasa...🖒🖒🖒 terima kasih ilmu nya

    ReplyDelete
  8. www.profesionalcustoms.com
    www.undernameimport.com
    https://importundername.com
    https://msalogistics.co.id
    Jasa Import Undername Murah, Jasa Import Door To Door dan Jasa Forwarder Import, Paham Dengan Prosedur Export Import di Indonesia, Jasa Kepabeanan Lancar, Perusahaan Undername Import , Jasa Import Borongan All-In, Customs Dokumen Import, Jasa Ekspedisi Cepat, Jasa Emkl-Imkl, Undername Import Kuota SPI Besi Baja, Undername Import Biji Pastik, Freight Forwarding, Forwarder Terkemuka, Domestics Aman

    ReplyDelete
  9. Thank you for the share.
    You are helping others to grow their knowledge by sharing such a valuable information very helpful

    Thanks Again
    Shoes & Footwear
    Health & Household
    Gadget News 2019
    Information for techknology

    ReplyDelete
  10. If you had financial problems, then it is time for you to smile. You only need to contact Mr. Benjamin  with the amount you wish to borrow and the payment period that suits you and you will have your loan in less than 48 hours. I just benefited for the sixth time a loan of 700 thousand dollars for a period of 180 months with the possibility of paying before the expiration date. Make contact with him and you will see that he is a very honest man with a good heart.His email is lfdsloans@lemeridianfds.com and his phone number is + 1-989-394-3740  WhatApp.

    ReplyDelete
  11. Kami dari PT. TWIN Logistics mengajukan penawaran kerjasama dalam bidang pengurusan barang Import RESMI & BORONGAN.

    Services Kami,
    Customs Clearance Import sistem Resmi maupun Borongan
    Penanganan secara Door to Door ASIA & EROPA Sea & Air Service
    Penyediaan Legalitas Under-Name (Penyewaan Bendera Perusahaan)
    Pengiriman Domestik antar pulau seluruh Indonesia laut dan Udara atau Darat.



    Terima kasih atas kepercayaan kepada kami, semoga kerjasamanya berjalan dengan lancar.
    Jika ada yang inggin dipertayakan, silahkan hubunggi kami di Nomor Phone : +62 21 8498-6182, 8591-7811 Whatssapp : 0819-0806-0678 E-Mail : andijm.logistics@gmail.com

    Best Regards,

    Mr. Andi JM
    Hp Whatssapp : 0819-0806-0678 / 0813-8186-4189
    = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = == = = = =
    PT. TUNGGAL WAHANA INDAH NUSANTARA
    Jl. Raya Utan Kayu No.105 B Jakarta Timur 13120 Indonesia
    Phone : +62 21 8498-6182, 8591-7811 Fax : +62 21 8591-7812
    Email : andijm.logistics@gmail.com, cs@twinlogistics.co.id
    Web : www.twinlogistics.co.id

    ReplyDelete
  12. MBO128 Adalah Situs Judi Online Taruhan Sepak Bola, Casino, Sabung Ayam, Tangkas, Togel , Poker Terpopuler di Indonesia. Pasang Taruhan Online Melalui Agen Judi Terpercaya Indonesia MBO128, Proses Cepat, Banyak Bonus, Online 24 Jam dan Pasti Bayar!
    1 Userid bisa bermain semua permainan

    Sabung Ayam
    Sbobet
    Casino Online
    Tembak Ikan
    IDN LIVE

    Daftar bisa langsung ke:
    WhatsApp : 085222555128

    ReplyDelete