Memahami Just In Time (JIT)

Sejak digunakan pertama kali oleh Toyota, berapa banyak manufacture indonesia yang telah menerapkannya dalam Line proses telah menikmati hasilnya ? Jika perusahaan anda menjadi salah satu yang berhasil saya ucapkan selamat, bagi yang belum juga menikmatinya, teruslah bekerja keras untuk mewujudkannya.

Eit, tunggu dulu, apakah anda memiliki tools  untuk mengukur performance manufacturing proses, misal balance score card, KPI (Key performance Report), MBO ( Management By objective ) dan sebagainya. Jika perusahaan anda masih belum memiliki sistem pengukuran kinerja seperti yang saya sebut diatas mungkin anda bisa bilang, lho departemen produksi saya punya target koq, ware house dan marketing juga, qc juga ada koq. Atau anda bisa bilang, kan ada Laporan Income Statement kia kan bisa intip performance perusahaan dari sana ? Neraca juga bisa kan, saya bisa lihat Likuiditas perusahaan, Rasio Hutang, ROI, ROA, dan banyak lagi, Jadi buat apa perusahaan memiliki sistem pengukuran kinerja seperti itu, terlalu rumit dan banyak kerjaan administratifnya.

Ok,ok … anda tidak perlu emosi, jika sudah memilikinya, ya sudah...saya hanya ingin memastikan bahwa perusahaan anda memiliki  tools sebagai Performance Indicator.

Saya tidak akan berbicara panjang lebar mengenai si “indicator” ini, kembali ke topik …Just In Time atau biasa disingkat JIT , mengapa implementasi JIT belum bisa mendorong performance perusahaan, jika kita masukkan angka-angka dari Departemen Akunting/Finance, kelihatan tuh … lho koq profit perusahaan gak  ada trend naik ???? Saya hanya bisa katakan … Team anda mungkin tidak tepat menafsirkan dan menerapkan sistem ini.

FILOSOFI DAN DEFINISI JUST IN TIME

Ide dasar JIT sangat sederhana, yaitu berproduksi hanya ada permintaan ( pull system) atau dengan kata lain hanya memproduksi sesuatu yang diminta, pada saat diminta, dan hanya sebesar jumlah yang diminta.

Prinsip dasar JIT  adalah meningkatkan kemampuan perusahaan secara terus menerus untuk merespon perubahan dengan meminimalisasi pemborosan. Ada 4 aspek pokok dalam konsep JIT, yaitu :

1. Menghilangkan semua aktivitas atau sumber-sumber yang tidak memberi nilai tambah terhadap produk atau jasa.

2. Komitmen terhadap kualitas

3. Mendorong perbaikan berkesinambungan

4. Memberikan tekanan / focus pada penyederhanaan aktivitas dan peningkatan visibilitas aktivitas yang dapat memberikan nilai tambah.

MENGAPA  DIPERLUKAN JUST IN TIME

Sebelumnya silahkan anda perhatikan gambar dibawah, yaitu contoh aplikasi Troughtput Time, yaitu tools untuk membaca interval waktu ( dalam hari ) dari dimulainya proses produksi awal hingga akhir, dan dideliver ke customer.

Throughtput Time Tabel

Mari kita sederhanakan pemahaman JIT dari Gambar diatas. Throughtput time terdiri dari :

1. Proses, yaitu waktu sebenarnya yang dibutuhkan untuk proses pengerjaan produk, berdasarkan gambar diatas, waktu proses yang diperlukan dari bagian A hingga C  adalah 3 hari.

2. Inspeksi, yaitu waktu yang diperlukan untuk melakukan  cek quality pada setiap bagian proses, mulai kedatangan raw material hingga proses akhir.Dalam contoh diatas, total waktu yang diperlukan untuk inspeksi adalah 2 hari.

3. Moving Product, yaitu waktu yang diperlukan untuk memindahkan produk dari satu bagian ke bagian lain, Total waktu berdasarkan gambar diatas adalah 0.45 hari

4. waktu tunggu, yaitu waktu dimana  produk menunggu proses berikutnya, dalam gambar diatas Idle Time sebesar 0.2 hari

5. Waktu simpan, yaitu waktu untuk penyimpanan, bisa berupa penyimpanan raw material di ware house, maupun waktu simpan sebelum dikirim ke Customer. Total waktu simpan pada contoh diatas yaitu 8 hari.

Saya harap anda mulai merasakan jawaban, mengapa kita memerlukan Just In Time. Kembali ke 5 elemen diatas, sebenarnya hanya elemen pertama ( proses ) yang sungguh-sungguh merupakan produksi aktual dari suatu produk. Elemen inilah yang memiliki nilai tambah (value added ), sedang keempat elemen yang lain tidak memiliki nilai tambah ( non value added ).

Filosofi Just In Time mengidentifikasi penyebab non value added time dan meminimalkannya hingga ke level nol. Kembali ke Gambar diatas, Value added time yaitu 3 hari, sedang Non Value Added yaitu 10.65 hari. Total Throughout time 13.65 hari. Berdasarkan data ini, aktivitas yang memberikan value added ternyata sebesar 22 %. Melihat data ini, saya teringat dengan 80/20 Management ( Aturan Pareto ), kurang lebih isinya,” Manajemen 80/20 didasarkan pada aturan pareto, bahwa 20% upaya akan mencapai 80% hasil.” Menyimak aturan Pareto ini, ternyata dengan memusatkan faktor 20%, bsia memberikan kontribusi yang besar pada kinerja proses keseluruhan. Kembali ke filosofi Just In Time, Non Value Added Activity merupakan waste time. Untuk itu ,” MINIMALKAN!”.

Tampak sederhana bukan, tapi percayalah jika tidak memiliki strategi yang tepat dan komitmen perbaikan berkesinambungan sangat kurang, selama 20 tahun anda terapkan JIT, saya jamin perusahaan tidak akan mendapatkan hasil yang optimal.

Untuk mendalaminya, mari kita lihat satu persatu.

MINIMALKAN WAKTU INSPEKSI

Tahapan inspeksi ada disetiap stasiun kerja. Proses ini merupakan aktivitas wajib dalam manufacturing. Mulai dari Gudang Penerimaan material, Prosesing, hingga Area Pengiriman. Pada dasarnya aktivitas inspeksi bertujuan untuk memastikan  material atau produk berada dalam standar quality. Bisa melalui cek visual dan  cek dengan alat bantu ( timbangan, alat uji tarik, mesin cek warna/CCM,Counter, dll ).

Dari  sudut pandang internal perusahaan, minimalisir waktu inspeksi bisa diperoleh dengan :

1.  Perbaikan Metode Inspeksi

2. Peningkatan kompetensi petugas inspeksi

3. Penggunaan Teknologi dalam  aktivitas inspeksi

Mengapa saya sebut ketiga hal diatas merupakan aspek internal ? Karena aktivitas-aktivitas ini menggunakan resources perusahaan itu sendiri. Fokus pada ketiga hal ini akan memberikan dampak yang  luar biasa. Untuk point ke-3, yaitu penggunaan teknologi, perusahaan harus selalu update teknologi terbaru yang ada di pasaran. Karena teknologi terbaru didapat dari penyempurnaan alat sebelumnya. Misal, jika anda berpikir timbangan digital adalah alat tercanggih, anda keliru, karena anda masih memerlukan petugas untuk mencatatdidepan display timbangan. Tapi jika timbangan anda sudah terkoneksi dengan database sistem warehouse, sehingga data saat timbang langsung masuk dalam data base sistem IT,  baru yang seperti ini bisa dikatakan canggih.

Misal  inspeksi saat diproses produksi. Ini hipotesa saya, jika aktivitas inspeksi dilakukan secara manual, biasanya  output inspeksi berbanding terbalik dengan hasil produksi. Dengan istilah lain, jika inspeksi dilakukan secara manual, maka semakin tinggi quality produk yang diharapkan, semakin rendah output hasil produksinya. Tidak ada jalan lain, manufacturing anda harus diupgrade teknologi inspeksinya. “Sensor” terkadang menjadi solusinya. Untuk itu, rajinlah untuk update teknologi sensor yang anda ketahui, misal dengan mengunjungi pameran-pameran terknologi manufacture.

Sensor biasanya bekerja dengan prinsip input signal "1" dan "0", untuk beberapa case tentunya sudah tdiak memadai lagi, misal anda memproduksi resleting, bagaimana anda memastikan kepala resleting (slider) tidak tercampur dengan item lainnya ? Sensor kamera solusinya. Produk pertama/memenuhi standar di foto dan disimpan dalam database. Setiap ada produk yang memiliki perbedaan dimensi, logo, dll akan terdeteksi. 

Aplikasi Sensor Camera

Satu lagi contoh terkait dengan teknologi inspeksi yaitu metal detektor. Pada umumnya metal detektor menggunakan prinsip kerja keseimbangan gelombang elektromagnetik, jika ada benda  ( Ferro/non Ferro ) yang melintas akan, mengganggu keseimbangannya, signal gangguan ini akan terbaca sebagai input signal detektornya, tapi penggunaan mesin jenis ini harus benar-benar dengan perlakuan khusus, karena rentan pada ketidak seimbangan tegangan listrik, alat-alat listrik disekitarnya yag juga menimbulkan gelombang elektromagnetik, tingkat kelembaban/humidity. Jika anda pernah alami hal ini, misal mesin mendeteksi logam padahal aktualnya belum dilewati object apapun, atau pembacaannya yang tidak akurat. Untuk di Industri Makanan ini hal yang Major. Coba dipertimbangakan dengan menggunakan mesin yang lebih tinggi teknologinya, yaitu mesin yg menggunakan prinsip kerja Sinar X (seperti yang digunakan dibandara ), yaitu mendeteksi partikel dengan menggunakan inputan secara visual.

X ray metal Detector, Link : http://www.directindustry.com/prod/safeline-mettler-toledo/combined-solutions-x-ray-inspection-devices-and-checkweighers-15029-601957.html

Apakah semua aktivitas internal ini cukup ? saya menjawabnya tidak, faktor material harus diperhitungkan. Artinya perusahaan harus memastikan semua pemasok / suplier bahan baku memberikan material yang memenuhi standard. Beberapa test laboratorium biasanya diambil secara sampling, pada prinsipnya masih ada faktor error. Saya tidak bicara quantity, saya pernah bekerja di industri plastik, material pewarna / pigmen yang prosentase quantitynya dibawah 10% total quantity, bisa mempengaruhi hasil akhir produk. Perusahaan harus mengelola dengan baik stakeholder yang bernama Suplier. Pemahaman yang sama terhadap standar quality yang diharapkan mutlak dibutuhkan. Inilah yang dilakukan oleh industri otomotif pada khusunya, dan manufacturing Jepang pada umumnya.

MINIMALKAN MOVING TIME

Ide pertama yang terlintas dikepala saya yaitu Lay out ! Apakah anda punya ide yang sama? Temukan design Lay Out terbaik untuk manufacturing anda. Hilangkan mindset, merubah lay out adalah solusi ekstrem. Malah sebaliknya, merubah layout merupakan solusi yang termudah denan hasil yang bisa langsung terlihat. Jika tidak dicoba kita tidak akan tahu seberapa jauh efeknya. Jarak yang tidak ideal, flow process yang tidak beraturan, menyebabkan moving time akan meningkat.

Ide kedua, yaitu material handling! Jika anda berpikiran memindahkan barang degnan trolly secara manual masih lebih baik, saya akan berikan alternatif solusinya.

1. Penggunaan kendaraan bermesin, bisa mobil pick up atau forklift, sesuai kebutuhan. 

Fork Lift

 2. Penggunaan Conveyor, ada beberapa type, roller dan belt. Pada dasarnya penggunaan conveyor sangat-sangat efektif dalam meminimalkan moving time.

 Aplikasi Conveyor  di Warehouse

3. Penggunaan Rel, barang dipindahkan sepanjang lintasan rel, biasanya digunakan untuk memindahkan barang dimana posisi antar barang tidak boleh bersentuhan secara ekstrem. Misal, diproses painting komponen otomotif, industri pengolahan makanan, dll.

Aplikasi Rel dalam Moving Product

4. Penggunaan Troley Automatis. Trolley ini memiliki lintasan khusus yang berfungsi sebagai pengarah, jelas penggunaan trolley ini lebih hemat orang, dan sangat presisi moving timenya. Untuk jarak lintasan dalam gedung yang relatif panjang, penggunaan alat ini sangat efektif. 

Automatic Trolly

5. Penggunaan Roller Portable untuk Loading di Kontainer/proses stufing.
Alat bantu Roller ini  sederhana, tapi sangat membantu dalam proses loading  dan mengatur layout barang didalam Kontainer.

MINIMALKAN WAKTU TUNGGU / IDLE TIME

Ini merupakan prinsip dasar dari JIT, yaitu line balancing. Pada prinsipnya adanya keseimbangan antar stasiun kerja. Di alinea pembuka saya sduah tulis, ide dasar dari JIT yaitu memproduksi sesuatu yang diminta, pada saat diminta, dan hanya sebesar jumlah yang diminta. Idle Time terjadi karena adanya perbedaan kapasitas antar stasiun kerja, sehingga terjadi produk menunggu di botle neck process. Jika kapasitas stasiun kerja hanya 1000 pcs/day, buat apa proses sebelumnya membuat 2000 pcs/day item yang sama. Mengapa tidak dibagi untuk mengerjakan item lainnya? Atau kerja saja ½ hari, sisanya dimanfaatkan ke stasiun kerja lain yang lebih membutuhkan.

Work In Process ( WIP )

Anda mungkin akan jawab, lho kita kan memaksimalkan utilisasi mesin. Pesan saya, tolong direview ulang, karena barang yang idle selain menyebabkan ketidak seimbangan dalam kapasitas antar line. Permasalahan quality akan terlambat terdeteksinya, disamping anda harus siapkan area-area untuk Work In Process (WIP) ditengah stasiun kerja. Kalau ada mesin yang trouble dan harus stop bagaimana ? kondisi ini pengecualian, tapi tetap proses yang terhambat tadi harus menambah jam kerja mesin untuk menghindari penumpukan. Sekedar sharing ya, ada beberapa manufacture yang ekstrim menerapkan metode ini, jika ada mesin yang trouble, maka seluruh rangkaian proses akan stop, dengan tujuan seluruh  orang yang terkait benar-benar fokus dalam perbaikan dan hasil setelah perbaikan. Cara ini sangat bagus untuk menumbuhkan rasa tanggung jawab, team work, dan kepedulian pekerja terhadap proses dan produk. Meski pada tahap-tahap awal akan berdampak sangat significant terhadap yield produksi.

MINIMALKAN WAKTU PENYIMPANAN

Ada 2 bagian yang terkait dengan aktivitas ini. Pertama Gudang Material, dan kedua Gudang produk jadi.

Gudang Material / bahan baku. Konsepnya sih sederhana, purchasing hanya membeli bahan baku jika sudah ada PO dari customer, istilahnya make to order (MTO), secara teoritis langkah ini benar, jika kita hanya membeli barang yang pasti akan dibuat, pastinya turn over raw material akan optimal dan berdampak pada inventory cost yang rendah bukan? Saya ambil contoh, sistem ini jika benar-benar berjalan sangat besar manfaatnya jika diterapkan dalam  industri pengolahan makanan, bahan baku daging harus disimpan dalam cold room, inventory costnya sangat tinggi, konsumsi daya listrik untuk mensuplai mesin-mesin pendingin akan bertambah seiring dengan lama simpan raw meat didalam cold storage. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum. 
( Link : http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.html )

Ternyata aplikasinya tidak sesederhana teorinya. Apakah purchasing menjamin delivery material akan tepat waktu? Bagaimana jika impor? Bagaimana jika material kembali ke suplier karena Not OK ? Bagaimana jika quantity material yang terkirim partial ?  Tidak ada yang sanggup menjaminnya, disinilah pentingnya PPIC dalam melakukan alokasi order dan mendorong fleksibilitas produksi. Terlepas dari masalah-masalah  suplier ini,  hubungan antara perusahaan dan suplier sebagai stakeholder harus sebaik mungkin. Delivery time menjadi pertimbangan dalam penentuan Suplier, tentunya suplier lokal akan lebih cepat delivery timenya dibanding impor. Tapi , lemahnya industri – industri dasar di indonesia mengakibatkan beberapa bahan baku harus impor. Apapun kesulitannya, konsep “beli material untuk produk yang pasti terjual” masih lebih baik. Tinggal  Marketing dan PPIC menetapkan buffer stock untuk beberapa order fast moving, untuk antisipasi hal-hal yang saya sebutkan diatas.

Gudang Produk Jadi. Ini menjadi target dari bagian Marketing, yaitu menurunkan Level Inventory Finsih Good di area warehouse. Tidak ada cara lain.

Finish Good WareHouse

PENUTUP

Just in Time lebih dari sebuah metode atau prosedure baku dimana semangat Continous Improvement merupakan pokoknya. Di akhir  artikel, perkenankan saya melampirkan tabel perbandingan antara filosofi JIT dan Tradisional.

Tabel Perbandingan Filosofi JIT dan Tradisional

Semoga artikel ini bermanfaat dan salam sukses