Supplier Relationship dalam Just In Time (JIT)

Dari sisi factory, penerapan Just In time ( JIT ) bisa saya katakan “ masa depan” perusahaan. Dalam  buku yang berjudul Marketing Plus 2000-Siasat Memenangkan persaingan Global, Hermawan Kertajaya menyatakan, " Jika pesaing sudah menajdi liar dan situasi persaingan jadi kacau, pesaing sudah datang dari mana-mana, ermasuk yang invisible. Artinya pesaing bisa datang dari wilayah geografi manapun. Bahkan juga bisa datang dari industri lain! pada saat itu anda anda sulit mengenaliu pesaing secara langsung. Justru itulah yang berbahaya ! ... dalam situasi ini perhatian anda harus tertuju pada pelanggan secara individual ". Menyadari situasi ini sedari awal merupakan langkah yang bijak.
Produk tidak hanya menjanjikan aspek fungsional, tapi mengarah ke added value, nilai tambah apa yang bisa diberikan. Dalam situasi persaingan seperti ini dan pastinya akan mengarah kesituasi ini, perusahaan dihadapkan pada tidak banyak pilihan. Pastinya, Lini Manufacture harus mampu beradaptasi dalam situasi ini.

Untuk memenuhi keinginan pasar, hal yang paling sederhana yaitu memberikan banyak pilihan atau variasi produk pada pasar, entah itu berupa variasi  bentuk, size, design, warna, quantity, rasa, dsb. Efek pada manufacturing sangat jelas yaitu tuntutan akan fleksibilitas mutlak diperlukan. Lupakan order-order per item produk dalam Lot-lot besar. Jika ada, anggap saja itu karena faktor Luck.

Bukan hanya memberikan impack pada bagian Produksi, Development atau R&D harus extra hati-hati dalam proses developing. Dengan kondisi pasar yang cepat berubah, biasanya divisi marketing menuntut lead time developing menjadi sangat pendek. New product yang terkesan terburu-buru, akan menyebabkan Daur Hidup ( liffe cycle) yang pendek. Bagaimana dengan investasi infrastruktur penunjangnya jika belum BEP, produk sudah tidak laku dipasaran dan harus diganti dengan produk lainnya. Sebagai contoh, coba diperhatikan industri garment dan footwear/shoes. Mereka biasanya memberikan discount cukup besar diakhir tahun. Mengapa? jawabannya, karena life cycle produknya  pendek. Jika bisa menemukan design-design yang istilah saya “ classic “, maka life cycle produk akan tetap bertahan dalam jangka waktu yang relatif panjang.

Kembali ke topik manufacturing. Prinsip dasar Just In Time yaitu buat yang akan dibeli. Dan Beli yang akan dibuat. Konsep JIT melalui kanban, memberikan ilustrasi secara internal seperti ‘Toko’. Bagian setelahnya merupakan pembeli, dan bagian sebelumnya adalah penjual, dimana semua transaksi dikendalikan oleh kartu-kartu kanban.

Ok, itu jika internal, bagaimana dengan Stake Holder eksternal seperti supplier atau pemasok. Ini yang akan menjadi permasalahannya. Apakah ada jaminan Suplier dapat mengikuti fleksibilitas factory kita ? Kembali ke istilah jawa …. “ Wani Piro ?”. Jika kita beli dengan harga seberapapun yang ditetapkan itu sama saja tidak memberikan kontribusi. Biaya pengadaan material / purchase cost akan melonjak tinggi seiring dengan implementasi JIT. Poinnya strategi pembelian seperti ini tidak bisa diterapkan.

Bagaimana untuk mendapat hasil optimum? Tidak semudah yang dibayangkan, dan bagian Purchasing minimal harus bisa survive dalam situasi ini. Kemampuan komunikasi dan negoisasi seperti syarat dasar disamping competensi dalam hal Suplay Chain. Bukannya saya rasialis, tapi untuk alasan ini wanita kadang lebih luwes untuk menempati posisi kunci di bagian purchasing ( dan ini sudah terbukti ).

Perusahaan akan memiliki resiko yang besar saat implementasi JIT jika rasio antara in house supporting material ( material yang diproduksi sendiri) dan eksternal suplier tidak berimbang.  Bahkan ada beberapa perusahaan yang tidak memiliki in house supporting material, jadi ya hanya assembling. Pada prinsipnya sih saya hampir tidak menemui perusahaan yang bisa mensuplay semua material untuk dirinya sendiri, raw material, hingga supporting material seperti plastik, sticker, karton, dll lebih efissien jika mendatangkan dari luar. 

Kembali kepertanyaan di awal, bagaimana suplier bisa mengikuti strategi JIT perusahaan anda?

Lupakan opsi masalah gender tadi. Perusahaan harus bisa mengendalikan suplier dengan biaya yang optimal. Untuk case ini, bahkan untuk urusan suplier management di level direksi kadang juga bisa mengakses mereka. Bukan masalah power, tapi hal ini akan memberikan image yang bagus dari sisi suplier, hubungan antar top level akan memberikan efect  yang sangat positif dalam kaitannya dengan suplay material. Perlu diketahui, tuntutan customer akan kesempurnaan produk sangat tinggi, claim material reject sehingga harus di deliver ulang akan menjadi masalah kedua jika tidak dimanage dengan tepat. Untuk itu relasi antara perusahaan dan suplier yang terjalin antar top level, akan memberikan guarantee , jika suatu saat terjadi saat-saat yang sulit terkait dengan tuntutan delivery, quality, safety, dan money claim.

Jika opsi yang saya sampaikan diatas tidak maksimal, berarti tugas supllier relationship ini menjadi tanggung jawab manager purchasing.

Suplier memerlukan kepastian continuitas order. Jika perusahaan anda bisa memenuhi. Ini akan sangat sangat membantu. Coba untuk dipertimbangkan membuat letter agreement atau perjanjian tertulis mengenai MOQ (minimum order quantity), kurang lebih isinya dalam periode tertentu perusahaan adan harus memberikan jaminan order sebesar quantity yang disepakati, jika lebih rendah  akan dikenakan cash atau tambahan biaya pembelian.

Mengendalikan persediaan melalui buffer stock atau safety stock. Sejauh buffer stock lebih digunakan untuk fast moving product atau pertimbangan lain seperti secara geografis jarak antara suplier dan perusahaan anda jauh, bahkan di luar negeri. tapi tetap kontrol yang baik atas persediaan  mutlak untuk diterapkan.

Perusahaan – perusahaan otomotif banyak melibatkan perusahaan-perusahaan subcontraktor dalam manufacturingnya. Meskipun harus memenuhi standard yang ditetapkan, namun subcontraktor berlomba untuk bisa bekerja dengan perusahaan induk. Ini karena adanya tingkat penguasaan  pangsa pasar end product, jaminan akan continuitas order, dan tingkat harga yang menguntungkan. Masih case yang sama, meski dengan prosedure standard international yang sangat ketat, tidak mengherankan jika banyak pabrik sepatu di Indonesia antri untuk dapat mengerjakan produk Nike dan Adidas.

Akhir kata yang ingin saya sampaikan, perhatikan betul aspek Suplier ini jika perusahaan anda ingin menerapkan Just In Time. Karena aspek ini merupakan variable eksternal yang relatif lebih sulit untuk dikendalikan. Jika tidak ada strategi yang tepat dalam membangun hubungan ini. Bisa dipastikan, tujuan perusahaan untuk menerapkan JIT akan tidak maksimal. Meskipun banyak memberikan variasi item produk, fitur-fitur yang menarik, dan harga bersaing, itu semua akan sia-sia jika perusahaan tidak bisa memenuhi permintaan customer atau problem – problem quality.

Komandan Perang (tradisional)  memandang rendah seorang salesman senjata berat. don't be like this

Semoga Bermanfaat