OPERATOR TIDAK MENJALANKAN SOP - ANALISIS & SOLUSI

Satu istilah yang sering kita dengar, yaitu SISTEM. Dimanapun kita berada dalam fungsi – fungsi struktral, baik sebagai bagian dari fungsi PPIC, Maintenance mesin, Procurement, Produksi, Warehouse & Logistic, Produksi. Kita selalu beroperasi didalam  Sistem tertentu.

Definisi SISTEM

Berikut adalah beberapa definisi sistem menurut para ahli yang sering digunakan:

·         Jogiyanto (2020)
Sistem didefinisikan sebagai sekumpulan dari bagian-bagian/komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.( Jogiyanto, H.M. (2020). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Andi Offset.)

·         Sutarman (2021)
Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama. (Sutarman. (2021). Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: PT Bumi Aksara.)

·         Edgar F. Huse dan James L. Bowdict (1977)
Sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.(Modul Pendidikan Sebagai Sistem (unitri.ac.id))

·         John McManama (2014)
Sistem adalah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien. (Jurnal/Repositoy Darmajaya, Teori Umum Sistem.)

Karakteristik/Elemen Dasar Sistem

Suatu kumpulan elemen dapat disebut sistem jika memiliki karakteristik berikut:

·         Komponen (Components): Bagian-bagian yang saling berinteraksi.

·         Batasan (Boundary): Ruang lingkup sistem.

·         Lingkungan Luar (Environment): Faktor luar yang mempengaruhi sistem.

·         Penghubung (Interface): Media penghubung antar komponen.

·         Input (Masukan): Energi atau data yang dimasukkan.

·         Proses (Processing): Pengolahan input menjadi output.

·         Output (Keluaran): Hasil pemrosesan.

·         Sasaran (Objective/Goal): Tujuan akhir sistem. 

Siapakah Operator ?

Kita akan membahas, satu komponen dalam sebuah SISTEM dalam perusahaan. Yaitu Komponen “ Operator “. Operator didefinisikan sebagai sebagai karyawan dengan keahlian operasional terbatas, bekerja berdasarkan instruksi, langkah kerja, target dan qualitas kerja yang telah ditetapkan. Opeartor tidak melakukan aktivitas manajerial. Lalu, apakah yang dimaksud dengan aktivitas manajerial ? “frasa” ini diartikan sebagai aktivitas koordinasi dan pengawasan terhadap orang lain, untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi (Robbins dan Coulter,2010). Gambar dibawah menjelaskan mengenai Hirarki Manajemen.

Anda perhatikan, Hirarki terbawah, inilah yang disebut sebagai “Operator”. Operator tidak hanya tentang orang-orang yang mengoperasikan mesin atau alat-alat produksi. Administrasi, security, petugas cleaning service, dan lain sebagainya, selama mereka tidak melakukan fungsi atau aktivitas manajerial. Tentunya, output dari pekerjaan ini bisa berupa barang ( product )  maupun jasa ( service )

Diatas hirarki Operator, ada Manajer Lini Pertama, posisi ini diartikan sebagai orang yang berada satu tingkat langsung diatas opreator. Bisa Grup Leader, Foreman, Kepala shift, supervisor , dsb. Ini tentunya akan berbeda disetiap entitas organisasi perusahaan.

Setelah melihat hirarki ini, akan “sangat tidak dibenarkan” jika ada Manajer Lini Pertama yang masih mengerjakan pekerjaan-pekerjaan operator ( karyawan non-manajerial ). Apapun alasannya. Ini Doktrin dasar dalam menjalankan fungsi Struktural.

Untuk memudahkan bagaimana komponen “ Operator “ ini bekerja, sepertinya lebih mudah kalau kita membayangkan operator mesin pabrik ya. Operator dalam contoh ini, akan menghasilkan barang. Jika kita lihat bahasan mengenai elemen dasar sistem, ada istilah “ proses”, yaitu cara untuk mengolah input menjadi output. Proses bisa berupa prosedure kerja, Instruksi kerja, Standard mutu, Alur kerja. Yang kita singkat menjadi Standard Operating Prosedure atau SOP.

OPERATOR vs SOP

Perusahaan anda memiliki mesin berteknologi tinggi dan terupdate, supervisor dan manajer dengan tingkat kecerdasan diatas rata-rata, menggunakan bahan baku terbaik dan  Disain SOP yang terperinci dan bagus.  

Keunggulan ini tampak mengesankan bukan ? Tetapi selama operator dilantai produksi bekerja tidak berdasarkan SOP semuanya akan tampak sia-sia. Mesin tidak mencapai performa masimum, tingkat kerusakan mesin tinggi, hasil produksi rendah, kualitas produk memprihatinkan, dan masih banyak lagi, anda bisa tambahkan sendiri.

Situasi ini, akan menjadi mimpi buruk dalam operasional perusahaan. Operator-operator ini layaknya tentara yang berperang di medan perang. Persenjataan yang digunakan merupakan hasil pengembangan terbaru dan efektif. Akan tetapi Tentara digaris depan, tidak mengoperasikannya dengan cara yang benar. Selain nyawa pasukan menjadi taruhannya, kekalahan hanya masalah waktu saja.

Mengapa Operator tidak dapat menjalankan SOP dengan benar ?

Ada 2 kemungkinan, SOP nya sendiri yang tidak tepat sehingga “ sulit” untuk dipahami dan diterapkan , dan kemungkinan kedua berasal dari faktor operatornya. Kita kesampingkan kemungkinan pertama, fokus pada kemungkinan kedua, yaitu aspek konsistensi operator.

Sebagai Supervisor atau Manajer,  umumnya menyasar pada aspek “kemauan” atau “motivasi” kerja, sederhannya operatornya sendiri yang tidak mau bekerja sesuai SOP. Solusinya biasanya, dengan konseling, dengan melakukan interaksi personal antara atasan (konselor) dengan bawahan ( klien individu/kelompok) untuk membantu klien memahami diri dan mengatasi masalah.

Jika, Konseling ini tidak memberikan hasil yang positif, akan turun teguran atau Surat Peringatan, Dengan asumsi, operator “tidak mau” mengikuti aturan dan harus dikenakan hukuman, agar “sadar” dan berubah.

Ini biasanya “action “ standard yang dilakukan. Saya akan memberikan sudut pandang lain terkait dengan situasi ini.

Anda sudah pernah mendengar mengenai kognisi? Singkatnya, kognisi mengontrol pikiran dan perilaku kita, dan merupakan segala hal yang berkaitan dengan bagaimana kita mengetahui dan merespons dunia di sekitar kita.

Kognisi (atau daya pikir) adalah istilah yang merujuk pada proses mental yang terjadi di otak dan berhubungan dengan pengetahuan, pemahaman, dan pemikiran. Secara sederhana, kognisi adalah tindakan mental atau proses memperoleh pengetahuan dan pemahaman melalui pikiran, pengalaman, dan indra.

Dalam konteks manufaktur, aspek-aspek ini sangat penting untuk keselamatan, kualitas, dan efisiensi. Berikut adalah aspek-aspek kognitif utama yang biasa dimiliki (atau sangat dibutuhkan) dalam dunia kerja.

1. Perhatian dan Kewaspadaan (Attention & Vigilance)

Ini mungkin yang paling krusial di lingkungan pabrik.

• Perhatian Selektif (Selective Attention): Kemampuan untuk fokus pada satu tugas spesifik (misalnya, menyelaraskan komponen) sambil mengabaikan gangguan di sekitarnya (seperti kebisingan mesin atau lalu lintas forklift).
• Kewaspadaan (Vigilance): Kemampuan untuk mempertahankan konsentrasi selama periode waktu yang lama, terutama dalam tugas-tugas monoton seperti mengawasi panel kontrol, memonitor lini produksi, atau melakukan inspeksi kualitas visual.

2. Memori (Memory)

• Memori Kerja (Working Memory): Kemampuan untuk menyimpan dan menggunakan informasi sementara saat melakukan tugas. Contoh: Mengingat instruksi verbal 3 langkah dari supervisor sambil berjalan mengambil alat.
• Memori Jangka Panjang (Long-Term Memory): Mengingat prosedur kerja (SOP), aturan keselamatan (K3), dan langkah-langkah troubleshooting yang sudah dipelajari.

3. Pemecahan Masalah (Problem Solving)

Kemampuan untuk bereaksi ketika terjadi sesuatu yang tidak terduga.

• Identifikasi Masalah: Menyadari bahwa ada sesuatu yang salah (misalnya, mesin mengeluarkan suara aneh, produk terlihat cacat).
• Analisis Penyebab: Mencari tahu mengapa itu terjadi (misalnya, "Suara ini muncul setelah saya mengganti bahan baku A").
• Implementasi Solusi: Menentukan tindakan perbaikan yang tepat (misalnya, menghentikan mesin, membersihkan penyumbat, atau memanggil teknisi).

4. Penalaran (Reasoning)

Kemampuan untuk berpikir logis dan memahami hubungan sebab-akibat.

• Penalaran Numerik: Membaca dan memahami angka pada alat ukur (seperti caliper atau termometer), menghitung jumlah bahan baku, atau memahami metrik target produksi.
• Penalaran Mekanis/Spasial: Memahami cara kerja mesin sederhana dan bagaimana komponen-komponen fisik saling berhubungan. Ini sangat penting untuk pekerja perakitan (assembly) dan teknisi pemeliharaan.

5. Pengambilan Keputusan (Decision Making)

Kemampuan untuk memilih tindakan terbaik, seringkali dengan cepat dan di bawah tekanan. Contoh: "Apakah saya harus segera menghentikan lini produksi karena cacat kecil ini, atau bisa menunggu hingga akhir shift?"

6. Fleksibilitas Kognitif (Cognitive Flexibility)

Di manufaktur modern, ini menjadi semakin penting.

• Kemampuan Belajar: Cepat beradaptasi dan mempelajari proses, produk, atau teknologi baru (misalnya, menggunakan Human-Machine Interface/HMI layar sentuh yang baru).
• Task Switching: Kemampuan untuk beralih antara tugas-tugas yang berbeda secara efisien tanpa membuat kesalahan.

Tingkat kebutuhan untuk setiap aspek kognitif ini sangat bervariasi tergantung pada perannya.

·     Operator Lini Perakitan mungkin sangat bergantung pada perhatian terhadap detail, memori prosedural (SOP), dan kewaspadaan.

·      Teknisi Pemeliharaan (Maintenance) lebih membutuhkan pemecahan masalah yang kompleks, penalaran mekanis, dan kemampuan analisis.

·  Inspektur Kualitas (QC) membutuhkan perhatian selektif dan penalaran numerik yang sangat tinggi.

Seringkali kita menyalahkan "kecerobohan" atau "motivasi" saat operator gagal menjalankan Standard Operating Procedure (SOP). Padahal, akar masalahnya seringkali terletak pada keterbatasan kognitif alami manusia: Fokus (Attention) dan Memori (Working Memory).

Ketika lingkungan kerja bising atau padat gangguan, atau SOP terlalu kompleks, otak operator dipaksa melampaui batas kemampuannya.

Akar Masalah: Beban Kognitif Berlebih

Secara sederhana, distraksi (atau kecohan) adalah segala sesuatu yang mengalihkan perhatian Anda dari fokus yang seharusnya diinginkan atau tugas yang sedang dikerjakan.

Ini adalah proses yang menghalangi atau mengurangi penerimaan dan pemrosesan informasi yang relevan dengan tugas utama.

Jenis Distraksi dalam Konteks Kerja

Distraksi dibagi menjadi dua kategori utama, dan keduanya sangat relevan dengan kegagalan menjalankan SOP:

Dalam pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi seperti menjalankan SOP, bahkan distraksi singkat (hanya beberapa detik) dapat menyebabkan hilangnya urutan langkah dan memicu kesalahan fatal.

 

Solusi: Training & Desain yang Ramah Otak

Untuk mengatasi keterbatasan kognitif, kita harus mendesain sistem yang mendukung otak, bukan melawannya:

1. Mengurangi Beban Kognitif:
• Visual Management: Ganti teks panjang dengan visualisasi, checklist bergambar, atau poka-yoke (mekanisme anti-salah).
• Chunking (Memecah): Pecah SOP yang panjang menjadi modul-modul kecil/singkat.
2. Meningkatkan Fokus & Retensi:
• Training Berbasis Simulasi: Latihan di lingkungan yang mereplikasi distraksi nyata. Ini melatih operator untuk menyaring gangguan.
• Retrieval Practice: Setelah training, minta operator menulis ulang langkah SOP tanpa melihat (bukan sekadar membaca). Ini sangat kuat meningkatkan memori jangka panjang.
• Spaced Repetition: Ulangi pelatihan singkat secara berkala (microlearning), daripada pelatihan padat sekali setahun.

KESIMPULAN

Rubah sudut pandang, bahwa organsisasi memiliki peran dalam membuat rencana tindakan untuk memperbaiki situasi ini. Organisasi memiliki tanggung jawab yang paling  besar terhadap implementasi SOP, meskipun faktor utamanya terletak pada faktor operator ( Human).  

Memposisikan operator sebagai “yang paling bertanggung jawab” dalam kegagalam implementasi SOP, hanya membuat situasi semakin rumit, dan cenderung menemui jalan buntu. Sudah tidak terhingga anda melakukan konseling dan Surat Peringatan ( SP ), masalah masih juga tidak terpecahkan.

Kegagalan menjalankan SOP bukanlah selalu masalah kemauan, melainkan masalah desain yang menuntut terlalu banyak dari kemampuan fokus dan memori operator. Mari kita fokus pada desain SOP dan lingkungan kerja yang kognitif-friendly!