Papan Informasi yang Berhasil

Dalam artikel berikut saya akan mengangkat topik mengenai salah satu bentuk Visual Control dalam manufacture. Atau anda pernah mendengar mengenai “Glass Wall Management “ , definisi bebasnya kurang lebih sebagai berikut, Teknik Pengendalian produksi yang mengutamakan transparansi data yang menunjukkan level pencapaian target organisasi dalam periode tertentu.

Saya menyebutnya sebagai PAPAN INFORMASI atau Information Board .
Papan Informasi ini bisa berisi, antara lain ;
1. Record produksi mesin
2. Record produksi operator
3. History of Critical Spare Part’s Replacement ( Data penggantian Spare part kritis)
4. History Preventive maintenance ( Inspection, Lubrication, Overhoul )
5. Quality Performance ( Claim, Product Reject )
6. Patroli Finding ( Patroly 5R, K3, ISO Sistem, dll )
7. Achievment of Delivery
8. Achievement of Lead Time
9. Informasi kecelakaan kerja

Tentunya masing-masing perusahaan memiliki objective yang berbeda-beda, saya yakin masih banyak objective-objective selain sembilan hal yang saya sebut diatas. Dengan adanya Papan Informasi ini, implementasi konsep PDCA sebagai budaya kerja organisasi akan semakin optimal. Dengan syarat, Papan Informasi ini berhasil.


PAPAN INFORMASI YANG BERHASIL

Saya pernah menjumpai Papan Informasi di suatu lantai produksi disebuah perusahaan, saya sebut saya Perusahaan A. Secara Artistik, Papan Informasi ini didesain begitu baik. Objective beserta Achievment tergambar melalui grafik-grafik dengan menggunakan kertas A3 full color. lokasinya dipinggir jalur jalan utama yang biasa dilewati oleh tamu. Kebetulan data yang terpampang periodenya monthly/bulanan.
Dari beberapa sumber ( Operator, Ka. Regu, Ka.Shift, Ka. Seksi ) menyatakan tidak mendapat manfaat berarti, dari data –data ini. Sebelum membahas erlalu jauh, bukan seperti ini Papan Informasi yang saya maksud. Informasi – informasi ini lebih berupa gambaran ( deskriptif ) umum mengenai kinerja yang cenderung digunakan untuk orang diluar organisasi.

Papan Informasi dikatakan berhasil jika data–data yang ada didalamnya benar–benar dibutuhkan oleh pelaksana ( Operator, Worker, Petugas Perbaikan ) dan controler ( Supervisor, manager ) untuk mengukur kinerja baik secara individu maupun sebagai tim kerja. Saya menggunakan kata “ dibutuhkan”, yang berarti kedudukan data –data ini setara dengan mesin itu sendiri.

Sebagi orang manufacture, kita biasa mengenal 5 Faktor produksi, yaitu : manusia, metode, mesin,material, lingkungan. Namun dari pengalaman, belum cukup jika kontrol kita hanya didasarkan pada 5 faktor ini. Satu faktor lagi yang saya anggap sangat penting, yaitu “ Faktor Informasi “ .

Begitu pentingnya peranan Papan Informasi sebagai bagian dari sistem inforamsi perusahaan, sampai saya berfikir , diperlukan stategi dalam implementasinya.
Perhatikan gambar berikut.

Untuk memperbesar tingkat keberhasilannya, ada 3 Elemen dan 4 Aktivitas dalam strategi implementasi Papan Informasi ini.
Pertama, 3 elemen dalam implementasi :
1. Pelaksana ( Operator, Worker, Petugas Perbaikan ) yang berperan sebagai pemberi data ( input )
2. Papan Informasi / Board, yang formatnya didesain begitu rupa agar dapat menggambarkan dengan jelas mengenai objective, dan pencapaian secara individu ( Record Produksi Mesin ) maupun secara Tim ( data Delivery, lead Time, Patroly Finding, Info Kecelakaan kerja, Criticl Spare Part Replacement, dll ) .
3. Controler ( Supervisor, Chief ), yang menggunakan informasi-informasi ini sebagai dasar untuk indikator, analisa peformance, dan evaluasi performance baik secara individu maupun Tim. Beberapa perusahaan menggunakan achievement ini sebagai dasar penilaian yang terkait dengan prestasi dan sistem penggajian. (Management By Objective ).

Kedua, 4 aktivitas dalam implementasi :
1. INPUT, yaitu aktivitas suplay data dengan format / design yang telah ditentukan
2. MONITOR, yaitu aktivitas yang dilakukan oleh pelaksana ( operasional ) untuk mengetahui sejauh mana pencapaian kerjanya, sesuai tingkatan periode pengumpulan data, misal untuk monitoring record produksi ada yang berupa , pertama, Daily Record ( Sebenarnya masing-masing operator sudah mengetahui berapa target dan pencapaian kerjanya, difase ini melihat papan lebih dimaksudkan melihat pencapaian orang lain yang digunakan sebagai bahan perbandingan ), kedua, Weekly Record ( Digunakan untuk melihat accumulasi pencapaian selama seminggu, lalu merencanakan apa yang harus dilakukan minggu depan ), ketiga, Monthly Record ( digunakan untuk melihat hasil akhir selama sebulan, biasanya pencapaian perbulan inilah yang digunakan sebagai dasar penilaian dan evaluasi oleh Controler )
3. APPRAISE, yaitu aktivitas yang dilakukan oleh controler/Chief ( Supervisor, Manager ) untuk memperoleh informasi mengenai performace individu maupun tim. Data-data yang diperoleh digunakan sebagai bahan evaluasi, atau dasar penilaian kinerja yang berhubungan dengan penilaian prestasi dan sistem penggajian.
4. EVALUATE, yaitu aktivitas dua arah, antara pelaksana dan controller. Controller melakukan evaluasi hasil kerja, sedangkan pelaksana memberikan feedback . Evaluasi dan Feed back merupakan tahapan yang vital yang justru sering terlewatkan. Terutama untuk merencanakan strategi kerja individu dan organisasi diwaktu yang akan datang.

Jika keempat aktivitas ini dilaksanakan, saya sangat yakin keberadaan papan informasi ini akan menjadi semacam kebutuhan, jika aktivitas input dilakukan sendiri oleh bagian operasional / pelaksana. Sistem ini akan membentuk sebuah Close Loop ( Siklus Tertutup), sebagaimana kita tahu, apapun sistemnya jika membentuk sebuah close loop, akan variabel-variabel yang mempengaruhi lebih terbatas dan terkendali, sehingga selama tidak ada faktor eksternal yang sifatnya ekstrem, sistem akan berjalan dengan sendirinya.

manufacture