SISTEM, sistem, Sistem

" Sistem ... ", saya yakin, sudah sering anda dengar kata ini. 

kadang Bos  dengan nada tinggi bilang " Kalian harus ikuti sistem, kalau tidak .... bla..bla..bla...bla ". Atau " kenapa kamu tidak ikuti sistem ..... '. dan masih banyak ungkapan-ungkapan yang meminjam kata " sistem ".

Tapi, tahukah anda kalau terkadang kita itu mengartikan sistem dengan definisi yang keliru ?

Beikut saya petik definisi sistem menurut Wilkipedia " Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi ", 

Dalam Lingkungan  management manufacture, saya memiliki definisi seperti berikut. Sistem yaitu sekumpulan elemen meliputi prosedure, aturan, metode kerja, resources seperti mesin dan manusia ( resources) yang bersinergi dalam mencapai suatu tujuan tertentu.

Jika anda memiliki definisi yang berbeda, tapi kurang lebih kita miliki dulu persepsi yang sama.

Paragraf sebelumnya saya menyatakan, kita sering mengartikan sistem dengan definisi yang keliru. Yang saya maksud yaitu adanya penyempitan makna. Sistem diartikan hanya sebatas " aturan ", " prosedure ", atau " metode/cara ". Sehingga  jika ditemukan  ketidak sesuaian dalam implementasinya, faktor manusianya yang tidak mengikuti sistem.

Dimana kelirunya, elemen manusia dikeluarkan dari definisi sistem. Inilah kekeliruannya. Seorang manager begitu mudah membuat aturan, tanpa dia melihat tingkat kesiapan elemen yang lainnya. Ok saya bicara yang normatif ... ASK, Attitude, Skill dan Knowledge. Terlihat teoritis memang, tapi percayalah jika ini benar. 

Bagaimana mungkin Aturan bisa berjalan kalau Human-nya tidak di beri pemahaman. Atau trainning jika itu memerlukan ketrampilan dan pengetahuan tertentu.

Saya sih cuma bilang, ini type manager yang tidak mau capek. Hanya bermain di level konsep dan teoritis , dan berpikir semuanya akan berjalan sesuai rencana. 

Ok, Intinya, jika kita akan menerapkan sistem, cek kesiapan seluruh elemen terkait. Jika ada kekurangan siapkan  juga langkah antisipasinya. mulai trainning, sosialisasi, kalau perlu indoktrinasi. Jadi secara tidak langsung kita juga menjadi bagian sistem itu sendiri.

Jika sudah normal, sistem akan  berjalan dengan sendirinya. Sebelum anda benar-benar lepas. Pastikan sistem membentuk " close loop ", yaitu sistem tertutup. Modifikasi sedikit prosedure kerjanya, agar Sistem bisa melakukan kontrol dan mengkoreksi secara automatis. 

Saya menyebutnya sistem yang  "Pintar". Sistem akan kontrol dirinya  sendiri.

Contoh :

Sistem memerlukan indikator keberhasilan. karena hakekatnya sistem bersinergi untuk mencapai tujuan. Tentukan indikator tingkat pencapaian tujuan ini secara Kuantitatif  atau terukur, berdasarkan data.

Kalau sudah anda tentukan, Buat Prosedure  Report secara  periodik kepada anda. Ketepatan dalam kolektiv data dan penentuan indikator sangat penting untuk mengidentifikasi apakah sistem berjalan normal atau tidak. 

Mekanisme report saya pikir tidak perlu waktu berjam-jam saya pikir. mungkin 2 jam, 1 jam, atau bahkan 15 menit. Namun 15 menit anda, akan sangat berpengaruh pada bagaimana berjalannya sistem.

Sesuaikan sistem dengan kemampuan sumber daya anda, atau sebaliknya, sesuaikan kemampuan resources dengan sistem anda. 

Salam Sukses !