Satu istilah
yang sering kita dengar, yaitu SISTEM.
Dimanapun kita berada dalam fungsi – fungsi struktral, baik sebagai bagian dari
fungsi PPIC, Maintenance mesin, Procurement, Produksi, Warehouse &
Logistic, Produksi. Kita selalu beroperasi didalam Sistem tertentu.
Definisi SISTEM
Berikut adalah
beberapa definisi sistem menurut para ahli yang sering digunakan:
·
Jogiyanto (2020)
Sistem didefinisikan sebagai sekumpulan dari bagian-bagian/komponen yang saling
berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.( Jogiyanto,
H.M. (2020). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Andi Offset.)
·
Sutarman (2021)
Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam
satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama. (Sutarman.
(2021). Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: PT Bumi Aksara.)
·
Edgar F. Huse dan
James L. Bowdict (1977)
Sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan
dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu
bagian akan mempengaruhi keseluruhan.(Modul Pendidikan Sebagai Sistem
(unitri.ac.id))
·
John McManama (2014)
Sistem adalah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling
berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu
hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien. (Jurnal/Repositoy
Darmajaya, Teori Umum Sistem.)
Karakteristik/Elemen Dasar Sistem
Suatu kumpulan elemen
dapat disebut sistem jika memiliki karakteristik berikut:
·
Komponen (Components): Bagian-bagian yang saling berinteraksi.
·
Batasan (Boundary): Ruang lingkup sistem.
·
Lingkungan Luar
(Environment): Faktor luar yang
mempengaruhi sistem.
·
Penghubung
(Interface): Media penghubung antar komponen.
·
Input (Masukan): Energi atau data yang dimasukkan.
·
Proses (Processing): Pengolahan input menjadi output.
·
Output (Keluaran): Hasil pemrosesan.
·
Sasaran
(Objective/Goal): Tujuan akhir
sistem.
Siapakah Operator ?
Kita
akan membahas, satu komponen dalam sebuah SISTEM dalam perusahaan. Yaitu
Komponen “ Operator “. Operator didefinisikan sebagai sebagai karyawan dengan keahlian operasional terbatas, bekerja
berdasarkan instruksi, langkah kerja, target dan qualitas kerja yang telah
ditetapkan. Opeartor tidak melakukan aktivitas manajerial. Lalu, apakah yang
dimaksud dengan aktivitas manajerial ? “frasa”
ini diartikan sebagai aktivitas
koordinasi dan pengawasan terhadap orang lain, untuk mencapai sasaran-sasaran
organisasi (Robbins dan Coulter,2010). Gambar dibawah menjelaskan
mengenai Hirarki Manajemen.
Anda perhatikan, Hirarki terbawah, inilah yang
disebut sebagai “Operator”. Operator tidak hanya tentang orang-orang yang
mengoperasikan mesin atau alat-alat produksi. Administrasi, security, petugas
cleaning service, dan lain sebagainya, selama mereka tidak melakukan fungsi atau
aktivitas manajerial. Tentunya, output dari pekerjaan ini bisa berupa barang ( product ) maupun jasa ( service )
Diatas hirarki Operator, ada Manajer
Lini Pertama, posisi ini diartikan sebagai orang yang berada satu tingkat
langsung diatas opreator. Bisa Grup Leader, Foreman, Kepala shift, supervisor ,
dsb. Ini tentunya akan berbeda disetiap entitas organisasi perusahaan.
Setelah melihat hirarki ini, akan “sangat tidak dibenarkan” jika ada Manajer Lini Pertama yang masih mengerjakan pekerjaan-pekerjaan operator ( karyawan non-manajerial ). Apapun alasannya. Ini Doktrin dasar dalam menjalankan fungsi Struktural.
Untuk memudahkan
bagaimana komponen “ Operator “ ini bekerja, sepertinya lebih mudah kalau kita
membayangkan operator mesin pabrik ya. Operator dalam contoh ini, akan
menghasilkan barang. Jika kita lihat bahasan mengenai elemen dasar sistem, ada
istilah “ proses”, yaitu cara untuk mengolah input menjadi output. Proses bisa
berupa prosedure kerja, Instruksi kerja, Standard mutu, Alur kerja. Yang kita
singkat menjadi Standard Operating
Prosedure atau SOP.
OPERATOR vs SOP
Perusahaan anda
memiliki mesin berteknologi tinggi dan terupdate, supervisor dan manajer dengan
tingkat kecerdasan diatas rata-rata, menggunakan bahan baku terbaik dan Disain SOP yang terperinci dan bagus.
Keunggulan ini
tampak mengesankan bukan ? Tetapi selama operator dilantai produksi bekerja
tidak berdasarkan SOP semuanya akan tampak sia-sia. Mesin tidak mencapai
performa masimum, tingkat kerusakan mesin tinggi, hasil produksi rendah,
kualitas produk memprihatinkan, dan masih banyak lagi, anda bisa tambahkan
sendiri.
Situasi ini,
akan menjadi mimpi buruk dalam operasional perusahaan. Operator-operator ini
layaknya tentara yang berperang di medan perang. Persenjataan yang digunakan
merupakan hasil pengembangan terbaru dan efektif. Akan tetapi Tentara digaris
depan, tidak mengoperasikannya dengan cara yang benar. Selain nyawa pasukan
menjadi taruhannya, kekalahan hanya masalah waktu saja.
Mengapa Operator tidak dapat menjalankan SOP dengan benar ?
Ada 2
kemungkinan, SOP nya sendiri yang tidak tepat sehingga “ sulit” untuk dipahami
dan diterapkan , dan kemungkinan kedua berasal dari faktor operatornya. Kita
kesampingkan kemungkinan pertama, fokus pada kemungkinan kedua, yaitu aspek konsistensi
operator.
Sebagai
Supervisor atau Manajer, umumnya
menyasar pada aspek “kemauan” atau “motivasi” kerja, sederhannya operatornya
sendiri yang tidak mau bekerja sesuai SOP. Solusinya biasanya, dengan konseling,
dengan melakukan interaksi personal antara atasan (konselor) dengan bawahan (
klien individu/kelompok) untuk membantu klien memahami diri dan mengatasi
masalah.
Jika, Konseling
ini tidak memberikan hasil yang positif, akan turun teguran atau Surat
Peringatan, Dengan asumsi, operator “tidak mau” mengikuti aturan dan harus
dikenakan hukuman, agar “sadar” dan berubah.
Ini biasanya “action “ standard yang dilakukan. Saya
akan memberikan sudut pandang lain terkait dengan situasi ini.
Anda sudah pernah mendengar mengenai kognisi?
Singkatnya, kognisi mengontrol pikiran dan perilaku
kita, dan merupakan segala hal yang berkaitan dengan bagaimana kita mengetahui
dan merespons dunia di sekitar kita.
Kognisi
(atau daya pikir) adalah istilah yang merujuk pada proses mental yang terjadi di otak dan berhubungan dengan pengetahuan, pemahaman, dan pemikiran.
Secara sederhana, kognisi adalah tindakan
mental atau proses memperoleh pengetahuan dan pemahaman melalui pikiran,
pengalaman, dan indra.
Dalam
konteks manufaktur, aspek-aspek ini sangat penting untuk keselamatan, kualitas,
dan efisiensi. Berikut adalah aspek-aspek kognitif utama yang biasa
dimiliki (atau sangat dibutuhkan) dalam dunia kerja.
1. Perhatian dan Kewaspadaan (Attention & Vigilance)
Ini
mungkin yang paling krusial di lingkungan pabrik.
- Perhatian
Selektif (Selective Attention): Kemampuan untuk fokus pada
satu tugas spesifik (misalnya, menyelaraskan komponen) sambil mengabaikan
gangguan di sekitarnya (seperti kebisingan mesin atau lalu lintas
forklift).
- Kewaspadaan
(Vigilance): Kemampuan untuk mempertahankan
konsentrasi selama periode waktu yang lama, terutama dalam tugas-tugas
monoton seperti mengawasi panel kontrol, memonitor lini produksi, atau
melakukan inspeksi kualitas visual.
2. Memori (Memory)
- Memori Kerja
(Working Memory): Kemampuan untuk menyimpan dan
menggunakan informasi sementara saat melakukan tugas. Contoh: Mengingat
instruksi verbal 3 langkah dari supervisor sambil berjalan mengambil alat.
- Memori
Jangka Panjang (Long-Term Memory): Mengingat
prosedur kerja (SOP), aturan keselamatan (K3), dan langkah-langkah troubleshooting
yang sudah dipelajari.
3. Pemecahan Masalah (Problem Solving)
Kemampuan
untuk bereaksi ketika terjadi sesuatu yang tidak terduga.
- Identifikasi
Masalah: Menyadari bahwa ada sesuatu yang salah (misalnya,
mesin mengeluarkan suara aneh, produk terlihat cacat).
- Analisis
Penyebab: Mencari tahu mengapa
itu terjadi (misalnya, "Suara ini muncul setelah saya mengganti bahan
baku A").
- Implementasi
Solusi: Menentukan tindakan perbaikan yang tepat (misalnya,
menghentikan mesin, membersihkan penyumbat, atau memanggil teknisi).
4. Penalaran (Reasoning)
Kemampuan
untuk berpikir logis dan memahami hubungan sebab-akibat.
- Penalaran
Numerik: Membaca dan memahami angka pada alat ukur (seperti caliper
atau termometer), menghitung jumlah bahan baku, atau memahami metrik
target produksi.
- Penalaran
Mekanis/Spasial: Memahami cara kerja mesin
sederhana dan bagaimana komponen-komponen fisik saling berhubungan. Ini
sangat penting untuk pekerja perakitan (assembly) dan teknisi
pemeliharaan.
5. Pengambilan Keputusan (Decision Making)
Kemampuan
untuk memilih tindakan terbaik, seringkali dengan cepat dan di bawah tekanan.
Contoh: "Apakah saya harus segera menghentikan lini produksi karena cacat
kecil ini, atau bisa menunggu hingga akhir shift?"
6. Fleksibilitas Kognitif (Cognitive Flexibility)
Di
manufaktur modern, ini menjadi semakin penting.
- Kemampuan
Belajar: Cepat beradaptasi dan mempelajari proses, produk, atau
teknologi baru (misalnya, menggunakan Human-Machine Interface/HMI
layar sentuh yang baru).
- Task
Switching:
Kemampuan untuk beralih antara tugas-tugas yang berbeda secara efisien
tanpa membuat kesalahan.
Tingkat kebutuhan untuk setiap aspek kognitif ini sangat bervariasi tergantung pada perannya.
· Operator Lini Perakitan
mungkin sangat bergantung pada perhatian terhadap detail, memori
prosedural (SOP), dan kewaspadaan.
· Teknisi Pemeliharaan (Maintenance)
lebih membutuhkan pemecahan masalah yang kompleks, penalaran mekanis,
dan kemampuan analisis.
· Inspektur Kualitas (QC)
membutuhkan perhatian selektif dan penalaran numerik yang sangat
tinggi.
Seringkali
kita menyalahkan "kecerobohan" atau "motivasi" saat
operator gagal menjalankan Standard Operating Procedure (SOP). Padahal, akar
masalahnya seringkali terletak pada keterbatasan kognitif alami manusia:
Fokus (Attention) dan Memori (Working Memory).
Ketika
lingkungan kerja bising atau padat gangguan, atau SOP terlalu kompleks,
otak operator dipaksa melampaui batas kemampuannya.
Akar
Masalah: Beban Kognitif Berlebih
Secara
sederhana, distraksi (atau
kecohan) adalah segala sesuatu
yang mengalihkan perhatian Anda dari fokus yang seharusnya diinginkan atau
tugas yang sedang dikerjakan.
Ini adalah proses yang menghalangi atau mengurangi
penerimaan dan pemrosesan informasi yang relevan dengan tugas utama.
Jenis
Distraksi dalam Konteks Kerja
Distraksi dibagi menjadi dua kategori utama, dan keduanya
sangat relevan dengan kegagalan menjalankan SOP:
Dalam
pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi seperti menjalankan SOP, bahkan
distraksi singkat (hanya beberapa detik) dapat menyebabkan hilangnya urutan
langkah dan memicu kesalahan fatal.
Solusi: Training &
Desain yang Ramah Otak
Untuk
mengatasi keterbatasan kognitif, kita harus mendesain sistem yang mendukung
otak, bukan melawannya:
- Mengurangi
Beban Kognitif:
- Visual
Management: Ganti teks panjang dengan
visualisasi, checklist bergambar, atau poka-yoke (mekanisme
anti-salah).
- Chunking
(Memecah): Pecah SOP yang panjang
menjadi modul-modul kecil/singkat.
- Meningkatkan
Fokus & Retensi:
- Training
Berbasis Simulasi: Latihan di lingkungan yang mereplikasi
distraksi nyata. Ini melatih operator untuk menyaring
gangguan.
- Retrieval
Practice: Setelah training, minta
operator menulis ulang langkah SOP tanpa melihat (bukan
sekadar membaca). Ini sangat kuat meningkatkan memori jangka panjang.
- Spaced
Repetition: Ulangi pelatihan singkat
secara berkala (microlearning), daripada pelatihan padat sekali
setahun.
KESIMPULAN
Rubah
sudut pandang, bahwa organsisasi memiliki peran dalam membuat rencana tindakan untuk
memperbaiki situasi ini. Organisasi memiliki tanggung jawab yang paling besar terhadap implementasi SOP, meskipun
faktor utamanya terletak pada faktor operator ( Human).
Memposisikan
operator sebagai “yang paling bertanggung jawab” dalam kegagalam implementasi
SOP, hanya membuat situasi semakin rumit, dan cenderung menemui jalan buntu.
Sudah tidak terhingga anda melakukan konseling dan Surat Peringatan ( SP ),
masalah masih juga tidak terpecahkan.
Kegagalan
menjalankan SOP bukanlah selalu masalah kemauan, melainkan masalah desain
yang menuntut terlalu banyak dari kemampuan fokus dan memori operator. Mari
kita fokus pada desain SOP dan lingkungan kerja yang kognitif-friendly!



























