URAIAN SINGKAT : LOGISTIK & INVENTORY

 

PENDAHULUAN

Logistik & Invemtory menjadi topik yang hangat tahun-tahun belakangan ini. Perkembangan ekspedisi – ekpedisi baru begitu pesat, dalam memenuhi permintaan pengiriman barang untuk kebutuhan industri maupun retail, mencakup dalam & luar kota, hingga antar pulau dan negara. Disamping Logistik ada saudara kandungnya, yaitu Inventory, yaitu penyimpanan. Perkembangan transaksi dalam negeri, eksport, maupun import, mendorong pertumbuhan usaha pergudangan. Kita tidak perlu ambil contoh usaha pergudangan sebagai efek dari usaha export import. Kita lihat pembangunan ibu Kota Negara ( IKN ) dimana pembangunan fisiknya dimulai pada bulan Juli 2022. Satu hal yang mungkin terlewat dari perhatian media, yaitu pertumbuhan usaha pergudangan di area sekitar pelabuhan transit. Dengan skala pembangunan yang begitu besar, mulai dari barang untuk pembangunan, dan sarana penunjang. Dari  semen hingga kebutuhan pembersih untuk usaha loundry. Barang-barang dengan jumlah yang begitu besar, perlu adanya pengelolaan, mulai dari penerimaan, penempatan, hingga penyaluran. Disinilah peranan Per gudangan, atau yang dalam pembahasan ini kita sebut sebagai Inventory.

 

 LOGISTIK & INVENTORY SEBAGAI BAGIAN DARI SCM

Kita batasi ruang lingkup pembicaraan kita kali ini dalam scope Industri. Karena berhubungan dengan pengelolaan pergerakan dan penimpanan barang, maka pokok bahasan akan lebih spesifik lagi ddi Industri Manufacture.

SCMatau Suplay Chain Management, merupakan payung induk dari 2 pokok bahasan kita kali ini. Jadi kurang afdol jika kita tidak menyinggung sedikit mengenai ini. Berikut definisi SCM Menurut Para Ahli

1. Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP)

CSCMP adalah organisasi profesional global yang menjadi standar dalam industri ini. Mereka mendefinisikan SCM sebagai:

"Manajemen rantai pasok mencakup perencanaan dan manajemen semua aktivitas yang terlibat dalam pencarian sumber (sourcing), pengadaan (procurement), konversi, dan semua kegiatan manajemen logistik. Yang terpenting, ini juga mencakup koordinasi dan kolaborasi dengan mitra saluran, yang dapat berupa pemasok, perantara, penyedia layanan pihak ketiga, dan pelanggan."

2. Heizer & Render (Pakar Operasi)

Dalam buku Operations Management, mereka mendefinisikan SCM sebagai:

"Integrasi aktivitas yang menyuplai bahan baku ke dalam barang jadi dan mendistribusikannya ke tangan konsumen melalui sistem distribusi."

3. Handfield & Nichols

Mereka menekankan pada integrasi informasi:

"SCM adalah integrasi dan manajemen dari aktivitas rantai pasok dan hubungan antar organisasi melalui hubungan organisasi yang kooperatif, proses bisnis yang efektif, dan berbagi informasi tingkat tinggi untuk menciptakan rantai nilai yang menghasilkan keunggulan kompetitif."

Meskipun kata-katanya berbeda, semua ahli sepakat bahwa SCM bukan sekadar memindahkan barang, melainkan tentang integrasi tiga aliran utama:

1. Aliran Barang: Dari bahan mentah ke konsumen.
2. Aliran Informasi: Prediksi permintaan, status pengiriman, dan inventaris.
3. Aliran Finansial: Pembayaran, termin kredit, dan pengaturan hak kepemilikan.

Untuk menjalankan rantai pasok yang mulus, ada lima tahapan inti yang biasanya dilewati:

1. Perencanaan (Planning): Menentukan strategi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, mulai dari prediksi jumlah permintaan hingga rencana penghematan biaya.
2. Pencarian Sumber (Sourcing): Memilih pemasok (supplier) yang menyediakan bahan baku berkualitas dengan harga dan waktu pengiriman terbaik.
3. Produksi (Manufacturing): Proses mengubah bahan mentah menjadi produk jadi, termasuk pengujian kualitas dan pengemasan.
4. Pengiriman (Delivery/Logistics): Mengatur koordinasi pesanan, penjadwalan pengiriman, hingga transportasi barang ke pelanggan.
5. Pengembalian (Returning): Menangani produk yang cacat atau retur dari pelanggan (sering disebut reverse logistiks).

Jadi, kita bayangkan SCM sebagai sebuah "orkestra" yang memastikan semua pemain (pemasok, pabrik, gudang, dan kurir) bekerja harmonis agar produk sampai tepat waktu tanpa biaya yang membengkak. Di era digital sekarang, SCM bukan lagi sekadar soal truk dan gudang, tapi juga soal data. Penggunaan AI dan analitik membantu perusahaan memprediksi tren pasar bahkan sebelum konsumen melakukan klik "beli".

Apa sih manfaat SCM ? Kita lihat beberapa yang utama, diantaranya :

·  Efisiensi Biaya: Mengurangi pemborosan di gudang dan memangkas biaya transportasi yang tidak perlu.

·   Kepuasan Pelanggan: Memastikan barang tersedia saat dibutuhkan dan sampai tepat waktu.

·  Keunggulan Kompetitif: Perusahaan yang bisa bergerak lebih cepat dengan biaya lebih rendah akan memenangkan pasar.

· Mitigasi Risiko: Membantu perusahaan siap menghadapi gangguan (misalnya kelangkaan bahan baku atau keterlambatan pengiriman).

Apakah implikasi dalam struktur organisasi perusahaan ? Dengan lingkup tugas SCM yang begitu besar, beberapa perusahaan menempatkan, beberapa departemen, yang biasanya terpisah , menjadi terintegrasi berada dibawah koordinasi Departemen SCM , yaitu : Procurement atau Purchasing , Production Planning Inventory Control ( PPIC ), Ware House ( Gudang ),serta  Logistik & Distribusi.

 

HUBUNGAN LOGISTIK & INVENTORY

Ok, mari kita lebih dalam menuju pembahasan, yakni Logistik & Inventory.

Secara struktural mereka adalah satu kesatuan (logistik), namun secara fungsi mereka adalah dua disiplin yang berbeda.

Dalam dunia profesional, Inventory (Persediaan) adalah bagian inti dari Logistik. Jika logistik adalah tubuhnya, maka inventory adalah "darah" yang mengalir di dalamnya.

Berikut adalah penjelasan lebih detail mengenai hubungan keduanya:

Hubungan "Bagian dan Keseluruhan"

Secara akademis dan praktis, Logistik adalah payung besar yang menaungi beberapa aktivitas. Aktivitas tersebut meliputi:

• Transportasi (Pemindahan barang).
• Pergudangan (Tempat barang).
• Manajemen Inventory (Pengelolaan jumlah barang).
• Pengemasan dan Administrasi.

Jadi, Anda tidak bisa menjalankan logistik tanpa mengelola inventory, dan Anda tidak punya inventory jika tidak ada proses logistik untuk memindahkannya.

Perbedaan Fokus (Kapan Mereka Terlihat Terpisah?)

Meski bersatu, keduanya sering dikelola oleh tim yang berbeda karena fokusnya berbeda:

Ada istilah dalam manajemen yang disebut "Trade-off" antara Logistik dan Inventory. Keduanya saling memengaruhi biaya satu sama lain:

• Contoh 1: Jika Anda ingin biaya Logistik (transportasi) murah, Anda mungkin akan mengirim barang dalam jumlah besar sekaligus menggunakan kapal laut. Dampaknya? Anda akan punya Inventory yang menumpuk banyak di gudang.
• Contoh 2: Jika Anda ingin Inventory di gudang sesedikit mungkin (agar hemat tempat), Anda harus sering-sering mengirim barang dalam jumlah kecil. Dampaknya? Biaya Logistik (transportasi) akan membengkak karena frekuensi pengiriman yang tinggi.

Lantas,di Mana keduanya  Bertemu? Titik temu paling nyata antara Logistik dan Inventory ada di Gudang (Warehouse).

• Logistik mengatur bagaimana barang masuk dan keluar dari pintu gudang.
• Inventory mengatur catatan berapa banyak barang yang tersisa di dalam rak gudang tersebut.

 

LOGISTIK

Jika SCM adalah "arsitek" yang merancang seluruh bangunan, maka Logistik adalah "tukang dan armada" yang memastikan material berpindah dan sampai ke lokasi yang tepat. Logistik didefinisikan sebagai bagian dari proses rantai pasok yang merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan aliran barang, layanan, dan informasi secara efisien dari titik asal ke titik konsumsi.

7 Aspek Utama Logistik (7R)

Dalam dunia profesional, logistik dianggap berhasil jika memenuhi prinsip 7R:

1. Right Product (Produk yang benar)
2. Right Quantity (Jumlah yang tepat)
3. Right Condition (Kondisi yang baik)
4. Right Place (Tempat yang tepat)
5. Right Time (Waktu yang tepat)
6. Right Customer (Pelanggan yang benar)
7. Right Price (Harga/biaya yang sesuai)

Kegiatan logistik bukan hanya soal menyetir truk. Berikut adalah elemen-elemen kritikalnya:

1. Transportasi (Manajemen Armada)

Ini adalah wajah paling terlihat dari logistik. Melibatkan pemilihan moda transportasi (darat, laut, udara, atau kereta api) berdasarkan kecepatan, biaya, dan jenis barang.

2. Pergudangan (Warehousing)

Bukan sekadar tempat menyimpan barang, tapi juga mencakup:

·     Penerimaan: Mengecek barang yang masuk.

·     Penyimpanan: Menata barang agar mudah dicari (menggunakan sistem rak/pallet).

·     Cross-docking: Proses bongkar muat langsung dari truk masuk ke truk keluar tanpa disimpan lama di gudang.

3. Manajemen Inventaris (Inventory Management)

Memastikan stok barang selalu tersedia sesuai kebutuhan tanpa terjadi penumpukan yang memakan modal kerja. Ini berkaitan erat dengan pencatatan data yang akurat.

4. Pengemasan (Packaging)

Logistik harus memastikan barang dikemas dengan standar yang aman untuk perjalanan jauh (misal: penggunaan bubble wrap, kayu palet, atau kontainer berpendingin).

5. Penanganan Barang (Material Handling)

Penggunaan alat seperti forklift, conveyor, atau robot otomatis untuk memindahkan barang di dalam area kerja guna meminimalkan kerusakan.

Jenis-Jenis Logistik Berdasarkan Arah Aliran

Logistik dibagi menjadi tiga kategori utama berdasarkan alirannya:

1. Inbound Logistics (Logistik Masuk): Proses membawa bahan baku atau suku cadang dari pemasok ke pabrik/perusahaan.
2. Outbound Logistics (Logistik Keluar): Proses mengirimkan produk jadi dari gudang perusahaan ke distributor, toko, atau konsumen akhir.
3. Reverse Logistics (Logistik Balik): Proses penanganan barang yang dikembalikan oleh pelanggan (retur), baik karena kerusakan, klaim garansi, atau daur ulang.

Elemen Logistik, dalam keseluruhan operasi perusahaan menempati posisi yang sanagt penting, sama halnya dengan performance produksi, dan performance menjual ( marketing ). Dalam sejaran Perang Dunia ke-2, Jerman tidak akan dapat menguasai Eropa, jika tidak diimbangi dengan kemampuan dalam aspek Logistik.

Taktik Blitzkrieg (secara harfiah berarti "perang kilat") adalah doktrin militer yang mengandalkan kecepatan, kejutan, dan pemusatan kekuatan yang luar biasa untuk melumpuhkan lawan sebelum mereka sempat membangun pertahanan yang stabil. 

Taktik ini pertama kali mengguncang dunia saat Invasi Polandia (1939) dan mencapai puncaknya dalam Kejatuhan Prancis (1940), di mana tentara Prancis yang besar dikalahkan hanya dalam hitungan minggu. Pada prinsipnya, gerakan maju dengan sangat cepat ini, tidak akan berjalan jika dukungan logistik lebih lambat pergerakannya seperti  suplai amunisi, ransum makanan, perlengkapan medis, bahan bakar. Ini terjadi saat jerman menyerang Rusia, dengan kode oprasi barbarossa ( 1941-1945 ) mengalami kegagalan dan berbalik menjadi kekalahan, saat peralatan tempur Jerma tidak mendapat dukungan suplay bahan bakar, amunisi, dan pakaian musim dingin akibat jarak tempur yang terlalu jauh, infrastruktur buruk, dan musim dingin ekstrem yang membekukan mesin. 

Begitu pula cerita yang menjadi legenda yang diukir oleh pihak sekutu, dibawah pimpinan Jenderal George S. Patton Jr. selama Perang Dunia II, terutama saat memimpin Angkatan Darat Ketiga AS (Third Army). Strateginya berfokus pada serangan agresif yang tidak henti-hentinya untuk membuat musuh panik dan kehilangan inisiatif. Untuk mendukung serangan, Divisi Logistik Sekutu, menciptakan Red Ball Express yang menjadi salah satu kunci kemenangan Sekutu atas Jerman di Perand Dunia ke-2.

Red Ball Express adalah sistem konvoi truk logistik masif yang dijalankan Sekutu selama 83 hari (25 Agustus - 16 November 1944) pasca-D-Day di Prancis, mengirimkan bahan bakar, amunisi, dan perbekalan ke garis depan. Dipelopori oleh 73% pengemudi kulit hitam (African-American), ribuan truk beroperasi 24 jam non-stop melalui rute khusus bertanda bola merah, yang berhasil mengirimkan lebih dari 400.000 ton pasokan untuk mendukung kecepatan gerak maju pasukan Sekutu. 

INVENTORY

Dalam kacamata Supply Chain Management, Inventory atau persediaan adalah stok barang yang disimpan oleh perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan atau kebutuhan produksi di masa depan.

Satu hal penting yang harus menjadi pemahaman dasar, yaitu Inventory adalah "Uang yang Menganggur" karena barang tersebut memiliki nilai tunai yang terjebak di gudang hingga akhirnya terjual atau digunakan. Dengan pemahaman ini, penanggung jawab gudang atau inventory memiliki beban tanggung jawab, untuk memutar secepatnya barang di gudang untuk menjadi uang. Misalnya dengan dengan memperkuat akurasi pendataan barang ang tersimpan, dan mempersingkat lead time persiapan barang yang akan didistribusikan.

Memiliki stok itu mahal. Ada tiga biaya yang harus dikelola, yaitu :

1.    Holding Costs (Biaya Simpan): Sewa gudang, listrik, asuransi, dan gaji staf gudang.

2.  Ordering Costs (Biaya Pesan): Biaya administrasi setiap kali memesan barang ke supplier.

3.  Stockout Costs (Biaya Kehabisan Stok): Kerugian karena kehilangan penjualan atau denda karena gagal memenuhi kontrak pelanggan.

Perlu diingat, biaya-biaya yang muncul ini bukanlah biaya langsung. Ini termasuk biaya langsung, bahkan berpotensi menjadi biaya overhead. Saat tingkat produksi dan penjualan menurun, Biaya penyimpanan tidak bisa menyesuaikan. Pengelolaan yang tidak tepat, biaya penyimpanan berpotensi memberikan beban pada keuangan perusahaan.

Jenis-Jenis Inventory

Berdasarkan tahapan produksinya, inventory dibagi menjadi empat kategori utama:

· Raw Materials (Bahan Baku): Barang mentah yang belum diproses (misal: kayu untuk pabrik furnitur).

· Work-in-Process (WIP/Barang Setengah Jadi): Barang yang sedang dalam tahap produksi tetapi belum selesai (misal: kerangka kursi yang belum dicat).

· Finished Goods (Barang Jadi): Produk siap jual yang menunggu untuk dikirim ke pelanggan.

· MRO (Maintenance, Repair, and Operations): Barang pendukung yang tidak menjadi bagian dari produk, tapi diperlukan untuk menjalankan bisnis (misal: oli mesin pabrik, alat tulis kantor, baut cadangan).

Fungsi Utama Inventory

Mengapa perusahaan harus menyimpan stok dan tidak membelinya saat butuh saja? Ada tiga alasan utama:

1.    Decoupling (Pemisahan): Memisahkan proses produksi dari fluktuasi pasokan bahan baku agar pabrik tidak berhenti beroperasi jika pemasok terlambat.

2.  Antisipasi Permintaan: Menjaga stok agar siap menghadapi lonjakan pesanan mendadak (misal: saat Lebaran atau Harbolnas).

3.    Economies of Scale: Memungkinkan perusahaan membeli barang dalam jumlah besar untuk mendapatkan diskon harga (bulk discount) dan menghemat biaya kirim.

Metode Pengelolaan Inventory (Aliran Barang)

Cara Anda mengeluarkan barang dari gudang sangat menentukan keuntungan dan akurasi pajak:

·  FIFO (First-In, First-Out): Barang yang pertama masuk adalah yang pertama keluar. Cocok untuk barang yang punya masa kedaluwarsa (makanan, obat-obatan).

·  LIFO (Last-In, First-Out): Barang yang terakhir masuk justru dikeluarkan lebih dulu. (Jarang digunakan sekarang dan dilarang dalam standar akuntansi IFRS/PSAK tertentu).

·  FEFO (First-Expired, First-Out): Barang dengan tanggal kedaluwarsa terdekat harus keluar lebih dulu, tanpa memedulikan kapan barang itu datang. Biasanya, barang-barang ini memiliki masa kadaluwarsa yang tidak bisa di tolerir, seperti bahan makanan.

Teknik Pengendalian Stok

Agar gudang tidak penuh sesak tapi juga tidak kehabisan barang, manajer inventory menggunakan teknik berikut:

·   ABC Analysis: Mengelompokkan barang berdasarkan nilai investasinya.

o    Kelas A: Barang mahal, jumlah sedikit, pengawasan sangat ketat.

o    Kelas B: Barang menengah.

o    Kelas C: Barang murah, jumlah banyak, pengawasan longgar.

·  Economic Order Quantity (EOQ): Rumus matematika untuk menentukan jumlah pesanan paling optimal agar biaya pesan dan biaya simpan berada di titik terendah.

·  Safety Stock (Stok Pengaman): "Cadangan darurat" yang disimpan untuk mengantisipasi jika ada keterlambatan pengiriman dari vendor atau lonjakan permintaan yang tak terduga.

· Just-In-Time (JIT): Strategi ekstrem di mana perusahaan hampir tidak punya inventory; barang datang tepat saat akan masuk ke mesin produksi. Ini butuh koordinasi SCM yang sangat canggih. Bukan hanya canggih, perusahaan harus memiliki nilai tawar yang sangat tinggi terhadap suplier. Hingga suplier, “mau” memenuhi kebutuhan suplay sesuai permintaan. Misal dengan kebijakan harga relatif tinggi, dan Minium Order Quantity ( MOQ ) yang cukup besar dan stabil dalam periode panjang.

 

PENUTUP

Logistik dan Inventory adalah satu kesatuan fungsional. Di perusahaan kecil, keduanya biasanya dikelola oleh satu orang yang sama. Di perusahaan besar, mereka mungkin menjadi departemen yang berbeda (namun tetap di bawah koordinasi Manajer SCM) agar ada spesialisasi dalam menekan biaya.