a Guidance to Practice 5S

Introduction
Good 5S will improves quality, cost, safety, the customer experience, and morale. It is easily applied to any business and any process, by anyone. There are many reasons to begin your Lean journey with 5S:
• It can be done today
• Everyone can participate
• Waste is made visible
• Has a wide area of impact

1. Improves set up times
2. Improves quality
3. Improves safety
4. Improves morale
5. Improves productivity 

Before 5S Implementation

After 5S Implementation

S-1 (Seiri) Ringkas / Pemisahan

Seiri secara langsung berarti mengatur segala sesuatu dengan rapi.
Di tempat kerja banyak sekali benda yang seringkali dapat menyebabkan timibulnya gangguan operasional dalam bekerja, antara lain tentang keluhan setiap orang yang mengeluhkan sempitnya ruang kerja mereka karena terlalu banyak barang.

SEIRI berarti membedakan dengan jelas barang yang bermanfaat dari barang sisa sampah dan membuang barang yang tidak berguna
Menyimpan barang yang tidak berguna dapat menimbukan kerugian sebagai berikut:
Di tempat kerja yang sempit hal ini akan semakin menimbulkan kesan ruangan terasa lebih sempit dan kurang nyaman.
Penggunaan area kerja menjadi tidak produktif.
Rak dan lemari penyimpanan, penggunaannya tidak efisien.
Semakin kesulitan untuk membedakan mana barang yang dibutuhkan di tempat kerja dan mana yang tidak.
Menyimpan barang yang berlebihan bagaikan mempunyai banyak uang namun tidak tersimpan di bank (kehilangan bunga bank).
Membiarkan kondisi barang yang berkarat, rusak atau kuno sama saja dengan menghamburkan uang.
Mempunyai barang yang berlebihan dalam proses produksi dapat berdampak pada berbagai faktor seperti turunnya mutu, kerusakan mesin, keterlambatan bahan baku dan kerugian pada saat set-up mesin.
Mengalokasikan lebih banyak waktu dalam pemeriksaan inventaris akan meningkatkan pengeluaran dan menyebabkan reaksi berantai atas kerugian di masa depan.
Bagaimana mengetahui bahwa kita sebenarnya menyimpan barang yang tidak diperlukan / atau pun kita menyimpan barang secara berlebihan?
Cobalah untuk memeriksa sekeliling Anda di tempat berikut ini dan Anda akan menemukan barang yang melebihi kebutuhan.
Periksa Rak-rak
Periksa barang yang tidak dipakai dan tidak berguna
Cek barang lain selain barang yang sudah ditetapkan.
Rak paling atas dan bawah merupakan tempat utama menyimpan barang-barang ini.

Periksa Lemari dinding perkakas/laci/kabinet
Cek semua perkakas seperti palu, pemotong dan lain-lain.
Cek alat pengukur seperti kompas, jangka geser (vernier) dan meteran penunjuk (dial gauge).
Periksa barang pribadi yang biasanya tersimpan di sini, seperti majalah, komik kartun dan lain-lain.

Periksa Lantai, Lorong, Sudut
Bagian paling ujung atau sudut lantai merupakan tempat yang perlu mendapat perhatian.
Cek alat berat yang tidak dipakai dan tidak berguna, trolley/kereta dorong.
Umumnya di antara barang produksi ada tumpukan bahan baku atau sisa material yang cenderung mengalami penurunan mutu.
Cek, di antara barang produksi yang tidak diketahui mutunya biasanya ditumpuk di tempat tersembunyi. Misalnya yang tersimpan di bawah conveyor, di bawah jendela, di bawah meja kerja dan di sekitar jalur jalan.

Periksa tempat pembuangan oli (oil bin), yaitu jenis pembuangan yang dilarang untuk digunakan di pabrik.
Cek penyimpanan suku cadang dan bahan baku:
Periksa suku cadang dan bahan baku yang selama bertahun-tahun tidak pernah dipindahkan dan berdebu, perlu diperhatikan.
Ada barang yang terjatuh dibelakang mesin atau menggelinding dibawahnya
Ada sejumlah suku cadang dan bahan tersisa yang tidak dipergunakan lagi
Bahan baku berserakan karena tidak menerapkan FIFO ( First In First Out )

Periksa di luar area kerja
· Lihat sekeliling pagar dan bagian luar bangunan
· Lihat pipa saluran limbah

Periksa Kantor (termasuk kantor yang terletak di dalam area kerja).
Cek rak, lemari dinding tempat dokumen dan lemari dinding tempat dokumen yang tidak dipakai.
Cek produk sample atau produk demo.

Periksa Tiang penopang dan dibawah tangga
· Berhubung remang-remang, Cenderung digunakan sebagai tempat menumpuk barang & tidak dibersihkan

Gudang penyimpanan & Gudang barang
· Tanpa ada yang memperhatikan, tempat ini cenderung seperti pasar loak

Tembok dan Papan Pengumuman
· Ada pengumuman yang telah lama dan tidak berlaku lagi
· Ada jadwal yang telah lama dan menguning
· Ada berbagai macam barang yang ditempelkan pada tembok / papan pengumuman

S-2 (Seiton) Rapi / Penataan

Menjaga kerapian barang bahkan pada saat tergesa-gesa sekali pun yang berarti kita harus selalu meletakkan barang di tempatnya sehingga jika diperlukan mendadak maka mudah dicari dan dapat langsung diperoleh dengan mudah untuk digunakan.
Rapikan tempat kerja Anda (SEIRI). Semua barang yang tidak berguna atau tidak sedang dipakai harus dibersihkan dan hanya menyisakan barang yang benar-benar bermanfaat di tempatnya. Walau pun telah merapikan tempat kerja masih saja muncul masalah tentang menyimpan barang yang saat ini masih dipakai. Apakah sistem penyimpanan sekarang cukup memadai dan apakah terjadi kecelakaan yang menimbulkan kerusakan saat digunakan? Apakah kita harus menghabiskan waktu untuk membereskan barang-barang ini?
SEITON berarti menemukan cara untuk menyimpan peralatan dengan menekankan pada aspek keamanan, mutu dan efektifitas.
“ A Place for Everything & Everything in its Place “
Mengapa kita harus menghabiskan waktu untuk “MENCARI”?
Kita mencari, jika banyak berserakan barang yang tidak berguna di sekeliling kita, yang menyebabkan kita harus mencari barang yang sedang diperlukan.
Tidak adanya tempat penyimpanan yang memadai.
Tidak adanya label penunjuk
Salah simpan

Prosedur mengeliminir tindakan “MENCARI” ini dapat dibagi menjadi 5 (lima) langkah sebagai berikut:
1. Buanglah segala sesuatu yang tidak berguna.
Ikuti fakta-fakta penting yang telah dijelaskan sebelumnya dalam topik “SEIRI”

2. Bersihkan rak-rak penyimpanan
Penggunaan ruang untuk rak dan tempat penyimpanan file yang telah ditetapkan dalam bagian “SEIRI” harus di-sub kelompok-kan kembali. Selain itu rak tambahan dibuat seminim mungkin dengan memper-timbangkan adanya kebutuhan dan pengaturan yang tepat.

3. Tentukan tempat penyimpanan.
Atur pertemuan untuk menentukan cara menyimpan yang mudah dan sederhana dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:
Barang yang sering dipakai harus disimpan di dekat pengguna.
Barang yang sering dipakai harus disimpan di tempat setinggi antara bagian siku dan bahu.
Simpan barang dengan penggunaan yang sama pada tempat yang telah ditentukan misalnya obeng harus disimpan bersama dengan obeng, kumpulkan pada saat digunakan bagian-bagian yang diperlukan dari masing-masing tempat untuk dipasangkan.

4. Buatlah tanda yang menunjukkan tempat penyimpanan.
Mengapa kita perlu membuat tanda yang menunjukkan tempat penyimpanan?

Bayangkan Anda mencari koin pada sebuah laci di tempat penyimpanan koin yang tidak mempunyai nomor laci atau kamar pasien di rumah sakit besar yang tidak mempunyai nomor kamar yang Anda harus mengunjungi seorang sahabat di rumah sakit tersebut, dapat Anda bayangkan bagaimana jadinya.
Tanda tempat penyimpanan dapat dibagi menjadi 2 kategori (secara teknis kedua bagian ini penting). Kategori pertama tanda lokasi dan yang kedua adalah label peralatan.
Tanda Lokasi
Nomor rak dan nomor yang ada pada lantai menunjukkan tempat rak tersebut.
Ruang meeting, tempat parkir atau locker sebaiknya mempunyai nomor.
Kapan saja kita perlu mengambil sesuatu kita harus mengetahui di mana tempat penyimpanannya.
Cara penentuan nomor tanda lokasi.
Penentuan nomor haruslah sederhana dan tidak terlalu rumit sehingga setiap orang dapat mengingatnya dengan mudah. Misalnya rak yang saling berdekatan letaknya diberi nomor 1, 2, 3, … dimulai dari sisi kiri dan masing-masing rak harus diberi label dengan huruf A, B, C … secara berurutan secara vertical.
Label Peralatan
Sebuah symbol yang menunjukkan jenis peralatan akan diletakkan pada bagian rak di mana tempat rak itu berada.
Di rumah sakit nama pasien harus tertera di pintu kamar pasien tersebut; di tempat parkir mobil yang disewa untuk jangka panjang nomor plat mobil atau nama pemilik kendaraan harus tertera pada tempat pemilik tersebut memarkirkan mobilnya.
Mengapa kita membutuhkan label?
Para professional menyangsikan pendapat bahwa walau pun rak tidak diberi label namun apa pun yang terdapat di sana dapat menetapkan “seperti apa bentuknya” dan mengatakan apa isinya.
Peralatan yang telah dipakai harus dikembalikan ke tempat penyimpanannya secara konsisten.
Jika rak tersebut belum diberi label, tidakkah Anda pasti mengomel karena ada orang yang tidak menyimpannya di tempatnya kembali apa yang telah digunakan?

S-3 (Seiso) Resik / Pembersihan

1. Secara langsung kebersihan berarti “menyapu dan membersihkan dalam usaha merapikan tempat kerja”.
2. Area kerja tanpa sampah atau kotoran dapat menciptakan kondisi kerja yang lebih nyaman.
3. Menyeka dan mengelap adalah cara yang paling umum untuk memeriksa adanya kelalaian bekerja. Mesin dalam kondisi kotor dapat menimbulkan masalah lebih lanjut.
SEISO berarti menjaga tempat kerja dalam kondisi bersih dan rapi sepenuhnya tanpa sisa kotoran dan sampah yang berserakan.
Membersihkan lantai (menyapu, menghilangkan dan membersihkan kotoran).
Mengelilingi area kerja dengan perasaan nyaman.
Kebersihan lantai merupakan langkah pertama dalam membentuk hubungan yang baik dengan tempat kerja. Kondisi ini juga mempunyai efek yang besar sehingga setiap orang mau berada dan siap bekerja di sana.
Kondisi yang bersih dapat mempengaruhi manusia secara psikologis dengan membuat diri mereka merasa nyaman dan tidak merasa stress.
Menyadari pentingnya aspek kerapian, membersihkan lantai merupakan prioritas berikutnya sesudah membuang semua barang yang tidak berguna atau yang tidak diinginkan.


Langkah penting yang harus diikuti :
1. Bagi daerah menjadi beberapa bagian dan alokasikan tanggung jawab untuk tiap bagian
2. Tentukan apa yang dibersihkan, urutannya, dan kemudian kerjakan. Selain itu, setiap orang harus memahami pentingnya pembersihan sehingga sumber masalahnya dapat dianalisis. ( Check List kebesihan )
3. Persiapkan alat yang akan dipergunakan
4. Tentukan aturan yang harus ditaati supaya barang tampak seperti apa yang dikehendaki.

 S-4 (Seiketsu) Rawat / Pemantapan

Pemantapan/Standarisasi merupakan sebuah kegiatan di mana setiap orang harus berupaya mempertahankan kemajuan yang telah dicapai melalui S1, S2 dan S3. Pada waktu yang sama penerapan control visual (visual control photograph) sebagai sarana perbaikan juga dianggap sebagai standarisasi karena dapat membantu meningkatkan alat bantu visual guna memastikan implementasi bergerak ke arah yang benar. Karena itu, S4 dapat dibagi menjadi 2 bagian utama yaitu:
1. Standarisasi untuk mempertahankan kestabilan S1, S2 dan S3.
2. Standarisasi melalui visualisasi sehingga implementasi berjalan dengan tepat dan memenuhi standar (control visual).
Standarisasi untuk mempertahankan 3 S yang pertama.
Langkah-langkah dalam standarisasi.
Dalam menetapkan standar, partisipasi seluruh kelompok kecil (small group) dalam organisasi diperlukan. Standar akan ditetapkan oleh masing-masing kelompok kecil sesudah menerapkan tiga S yang pertama atau mempunyai nilai lebih dari 80%. Masing-masing kelompok kecil akan menetapkan standar masing-masing kelompok yang akan dibahas dalam suatu diskusi. Peralatan, barang dan area dengan karakteristik sejenis harus mempunyai standar yang sama di mana selebihnya akan tetap statusnya dalam setiap kelompok kecil. Demikian juga masing-masing departemen harus menetapkan standar dan membahas perbaikan yang diperlukan melalui proses yang sama dengan kelompok kecil tersebut. Hal ini guna menetapkan standar ini, masing-masing kelompok kecil kemudian akan melakukan penyesuaian atau perbaikan untuk memenuhi standar organisasi.
1. Set standar area
2. Membahas standar yang ditetapkan oleh masing-masing small group dan memperbaiki perbedaan untuk memenuhi standar departemen.
3. Mengumpulkan standar departemen untuk dikembangkan sebagai standar bersama perusahaan.
4. Membuat perbaikan sehingga sesuai dengan standar baru yang ditetapkan oleh Administrator (standar perusahaan). Kemudian menerapkan standar tersebut dalam kelompok.
Prinsip prinsip menetapkan standar.
1. Tetapkan standar pada area-area seperti lantai, tempat berjalan, dinding, langit-langit, pintu, jendela dan tirai.
2. Tetapkan standar juga pada objek atau peralatan yang digunakan di lokasi berbeda yang mungkin tidak dapat diterapkan, seperti di bagian kantor, toilet, bengkel kerja, tempat penyimpanan, mesin dan sebagainya.

Contoh 1 :
Peralatan yang memerlukan penetapan standar di dalam kantor:
1. Meja kerja.
2. Kursi
3. Lemari dinding dan tempat penyimpanan file
4. Papan tulis
5. Telepon
6. Mesin tik
7. Mesin fotokopi
8. Mesin fax
9. Rak-rak
10. Elektrikal, sinar lampu, stop kontak, konektor dan ceret.
11. Kipas angin
12. Pendingin udara (AC)
13. Gantungan kunci dan sebagainya.

Contoh 2:
Peralatan atau item yang memerlukan penetapan standar dalam sebuah area toilet.
1. Tempat cuci tangan.
2. Barang barang yang bersih
3. Kertas gulungan
4. Cermin
5. Pengering tangan/pengering angin.
6. Tempat sampah
7. Sabun dan sebagainya

Tabel pelaksanaan 5S
Masing-masing area kerja harus membuat satu table waktu 5S secara jelas yang mencakup jadwal penilaian, jadwal pembersih dan waktu Big Cleaning Day.
Selain menetapkan tabel pelaksanaan 5S, banyak organisasi juga mengubah jumlah jam dalam seminggu yang dihabiskan untuk mendorong keikutsertaan secara teratur.
Jadwal Audit 5S / Patroli 5 S
Untuk memotivasi dan mengukur hasil dari setiap perbaikan yang dilakukan, audit harus dilakukan setiap bulan dengan menetapkan tanggal untuk penilaian tersebut secara tahunan. Pembatalan dan penundaan tidak dapat diterima kecuali jika timbul masalah yang amat penting. Hal ini guna mencegah Karyawan mengabaikan pentingnya audit tersebut dan menghargai kegiatan 5S secara konsisten.
Menetapkan standar control visual
Di antara seluruh panca indra manusia, mata dianggap sebagai penerima sinyal terbaik sebelum pesan dipindahkan ke otak. Jadi, berbagai metode komunikasi diuji untuk memastikan metode visualisasi paling efektif yang akan diterapkan agar dapat memahami pesan cepat dan akurat. Di pabrik manufaktur, kemampuan untuk memahami dengan cepat cara pengoperasian mesin, dapat memastikan berkurangnya kerusakan yang akan terjadi. Inilah alasan utama mengapa kontrol visual dilakukan di pabrik manufaktur saat ini. Untuk gedung perkantoran kontrol visual akan membantu mengurangi waktu yang dihabiskan sia-sia untuk pencarian peralatan / barang yang tersimpan di suatu tempat. Dengan menerapkan kontrol visual seluruh organisasi akan meningkatkan kemampuanya untuk menghasilkan dan melakukan pengoperasian secara efektif dan efisien.

Jenis-jenis control visual
1. Label, baik simbol atau huruf, misalnya:
* Gunakan simbol stiker warna untuk menunjukkan kontrol minyak pelumas.
* Gunakan label/tanda saat menangani proses pekerjaan yang rumit.
* Gunakan tanda atau stiker untuk menunjukkan pemeriksaan peralatan dalam masa penilaian.
* Tanda yang menunjukkan suhu mesin.
* Gunakan tanda untuk menunjukkan tanggungjawab.
* Jenis tanda-tanda lainnya.

2. Batas control.
* Gunakan simbol yang menunjukkan status pengukuran seperti kondisi normal/ abnormal dan kondisi yang sebenarnya.
* Gunakan atau tunjukkan penggunaan symbol-simbol tertentu yang mengacu pada keadaan normal seperti Tanda Sesuai (Match Mark)
* Gunakan simbol seperti garis atau titik untuk mencari tempat penyimpanan.

3. Kepintaran visual
* Gunakan material yang transparan sehingga dapat melihat ke dalam mesin guna dapat memahami cara mesin beroperasi dengan lebih baik.
* Buat indikator yang menunjukkan kondisi mesin.
* Buat sebuah peta yang menyatakan area yang bermasalah atau lokasi yang harus diperlakukan secara hati-hati di pabrik.
* Ciptakan cara yang lebih efektif dan cepat dalam menelusuri tingkat penyimpanan peralatan.
Contoh:
Jenis kontrol visual yang berbeda:
1. Tanda atau symbol yang mengacu pada keselamatan.
2. Tanda atau symbol yang mencegah kesalahan penggunaan mesin.
3. Tanda atau symbol tempat penyimpanan peralatan.
4. Garis-garis yang menunjukkan wilayah atau pembagian area
5. Indikasi kondisi atau keadaan yang tidak biasa.
6. Label-label pada mesin, peralatan dan lokasi.
7. Gambaran prosedur alur kerja (Work flow process chart).
8. Tanda-tanda yang menunjukkan arah.

S-5 (Shitsuke) Rajin / Disiplin / Pembiasaan
 

Untuk melatih pekerja agar mengikuti kebiasaan kerja yang baik dan disiplin di tempat kerja secara ketat. Oleh karena itu 5S bertujuan mengelola S4 sehingga prosedur pelaksanaan dapat dilatih secara ketat. Segera sesudah tempat kerja dapat menyerap kebiasaan kerja tersebut, maka tujuan 5S akan tercapai.
Agar 5S dapat memberikan hasil memuaskan, factor factor berikut di bawah ini harus dapat terpenuhi:
1. Kemampuan membangun S4 (Penetapan standar) yaitu mampu untuk memperoleh kerjasama sepenuhnya dalam menetapkan standar dasar. Jadi, dengan menetapkan dasar yang kuat maka penerapan 5S akan dapat dilaksanakan dengan cara yang paling efektif.
2. Membuat Lembaran Pemeriksaan 5S Bulanan yang diambil dari prosedur standar yang telah ditetapkan dalam S4.
3. Melakukan revisi 5S secara ketat setiap bulan dengan merencanakan jadwal tahunan berupa tanggal, waktu, area dan pemeriksa untuk melakukan penilaian (audit). Jangan lakukan pembatalan atau penundaan dan kunjungan kecuali jika kondisi yang amat tidak biasa terjadi.
4. Melakukan pertemuan bulanan small group, departemen dan organisasi. Pertemuan ini akan memastikan kembali bahwa kegiatan tersebut berjalan lancar karena masalah-masalah yang dapat diprediksi terbuka untuk dibahas yang mencakup brainstorming kelompok dalam menangani masalah, sehingga mengurangi hambatan komunikasi di antara anggota kelompok.
Sesudah menerapkan 5S selama 1.5 – 2 tahun, diperlukan pertimbangan untuk mengurangi periode penilaian. Jika hasilnya menunjukkan berkurangnya kerusakan dalam proses kerja maka system 5S telah terbentuk dalam organisasi tersebut. Demikian juga penetapan standar baru untuk S4 harus dipertimbangkan sebagai standar lebih baik dengan memberikan hasil yang lebih baik sehingga dapat meningkatkan seluruh efektifitas.

Evaluasi.
Prosedur Evaluasi.
Proses evaluasi kegiatan 5S dibuat berdasarkan sistem pembuatan nilai yang berhubungan dengan sasaran yang ditetapkan sebelumnya dengan bobot nilai yang lebih tinggi kearah kegiatan yang penting. Namun demikian, jumlah penilai total sebesar 100 poin atau satu nilai persentase. Proses evaluasi harus dilaksanakan setiap bulan dengan menetapkan tanggal dan waktu pemeriksaan. Area yang akan dievaluasi harus memberikan laporan tertulis atas kemajuan yang dicapai pada pemeriksa setiap kali kunjungan dilakukan. Pemeriksa (auditor) akan mengisi formulir penilaian 5S sesuai dengan laporan dan area actual yang diperiksa kemudian membuat komentar dan saran perbaikan jika diperlukan. Selanjutnya nilai yang telah dihitung dikirim ke koordinator 5S untuk dibandingkan hasil yang telah dicapai di organisasi tersebut sebelum membuat kesimpulan akhir atas seluruh kemajuan aktivitas.
Penilaian standar S1-S3 dibuat berdasarkan penilaian pemeriksa di mana masing-masing auditor akan menilai hasil dan menghitung rata-rata nilai akhir atau melaksanakan pertemuan yang membahas masing-masing sudut pandang pemeriksa sebelum menyimpulkan nilai untuk masing-masing area yang dinilai.
Penilaian standar S4-S5 dibuat 50% berdasarkan penilaian pemeriksa dan sisanya menurut prosedur yang ditetapkan dalam S-4. Penilaian akan dilaksanakan pada tiga tingkat jabatan yang berbeda yaitu dalam kelompok itu sendiri, kemudian tingkat kepala departemen (middle management) dan tingkat direktur (top management).
Catatan: kelompok harus menilai kinerja mereka secara konsisten setiap bulan bahkan sesudah melewati pemeriksaan terakhir oleh kepala departemen dan top management guna memastikan kembali standar yang terbaik.