Tahapan Dalam Melakukan Perluasan Pabrik (Factory)

Pendahuluan

Perluasan  pabrik identik dengan peningkatan volume produksi atau penambahan Line Produksi. Strategi ini biasa dilakukan saat demand  (berpotensi) melebihi suplay.  Jika berdasarkan Riset Marketing kondisi seperti  ini  terus berlangsung dalam rentang waktu yang ekonomis, strategi ekspansi akan memberikan banyak benefit yang berujung pada Profit. Mulai dari penguasaan pasar, positioning produk yang sangat kuat, kepuasan customer, hingga loyalitas consumen. Eksekutif/Management sangat tidak ragu, jika untuk membiayai  langkah ini berasal dari hutang jangka pendek. Atau tidak akan sulit menjelaskannya pada pemilik modal, new investor, atau berbagai sumber pendanaan lainnya.

Jika anda dipercaya untuk menyelesaikan project ini, apa yang harus dilakukan ? Saya akan berbagi dengan anda. Langkah yang tepat, akan menjamin keberhasilan project ini , baik dari aspek fungsional dan  biaya. Dengan biaya optimal, project perluasan factory bisa terealisasi sesuai  harapan. Bukanlah berita baik,  saat sudah berdiri, bangunan anda harus dirobohkan gara-gara tidak ber-IMB , atau banyak keluhan dari  users,  lay out tidak mesupport produksi, area ware house yang kurang luas, kualitas  fisik bangunan yang rendah, tiga  bulan digunakan  sudah terjadi kerusakan fisik bangunan disana-sini, dan berbagai masalah lainnya.

Langkah Dalam Melakukan Perluasan

Diperlukan langkah yang tepat, jangan berfikir anda sudah serahkan ke konsultan proses dan arsitek, semua akan beres.  Berikut langkah yang saya pikir hingga saat ini paling optimal dalam meksanakan project perluasan factory.

1.       Memahami latar belakang Rencana Perluasan / Ekspansi

Sebagai  PIC (Person in Charge), anda harus memiliki komunikasi yang sangat baik dengan manajemen atau owner. Latar belakang dari rencana perluasan factory.  Jika  dari sudut pandang anda, melihat ini strategi ini useless, sampaikan. Proses  komunikasi yang matang, akan memperdalam  dan menselaraskan pemahaman anda dengan  manajemen / owner. 

Hal ini sangat-sangat berguna untuk memperkuat mental dan spirit anda,  percayalah, project seperti ini benar-benar melelahkan secara fisik dan mental, mengkoordinasi banyak bidang  bukanlah pekerjaan mudah, mulai dari internal factory atau users, Kreditor, konsultant proses, arsitek, kontraktor, aspek legal, masyarakat sekitar, lembaga-Dinas pemerintahan dan BUMN terkait, dsb , yang meskipun anda memiliki sebuah Team,  tanggung jawab terakhir ada ditangan anda.

2.       Merancang Design Proses

Anda harus membentuk sebuah Team, yang terdiri dari semua users, divisi terkait, dan asistensi dari lebaga konsultant ( jika diperlukan ). Design proses merupakan dasar dalam menentukan layout fisik gedung.  Untuk  memberikan hasil yang optimal, saya sarankan  perusahaan anda bekerja sama dengan lembaga konsultant yang memberikan asistensi  atau bantuan terkait dengan proses. Bukannya menganggap anda tidak mampu, saya yakin sebagai users  personel internal perusahaan anda sangat expert, akan tetapi, dunia manufacture berkembang begitu cepat, mulai dari  perkembangan standarisasi proses, Teknologi, Sistem Informasi. Masukan informasi mengenai  kondisi eksternal saat ini dan untuk masa depan  dari konsultant, akan menentukan efektivitas  proses manufacture ini dalam 20 s/d 30 tahun kedepan. Pastinya akan ada biaya untuk ini, akan tetapi satu hal yang harus diingat, ini adalah investasi bukan pengeluaran. Jika berbicara invest, Janganlah  memiliki  ide  yang tidak memiliki nilai ekonomis.

Hal-hal yang perlu mendapat perhatian dalam membuat design proses

1.     Memahami  aliran/flow proses di setiap stasiun kerja

2. Memperhitungkan area untuk barang persediaan/inventory untuk raw, wip, iddle process, final product, dan disposisi produk

3.     Pengetahuan akan Material Handling

4.   Pengetahuan akan standarisasi dan regulasi yang terkait dengan proses, diantaranya ; K3, OHSAS, GMP, HACCP, ISO 9000, ISO 14000, 5S, Peraturan Pemerintah, dll

5. Pengetahuan akan Process Management, untuk mendapatkan flow proses yang  mudah difahami, efisien, dan menunjang produktivitas.

6.  Teknologi  Permesinan, Utility, dan  IT yang akan digunakan dalam proses. Misal Penggunaan Mesin yang terintegrasi dengan sistem control, Sistem Boiler, Sistem Suplay energi listrik untuk Emergency, Penggunaan teknologi robotic, penerpan sistem IT dalam controlling, dsb

Design proses merupakan tahap yang sangat penting dan menjadi fondasi dalam mendesign  ruang, jenis manufacturing tertentu seperti Food and Baverages Manufactures memberikan perhatian yang sangat besar terhadap aspek ini. Namun untuk beberapa jenis lainnya yang tidak memerlukan tingkat Higienis dan sanitasi yang tinggi, biasanya menggunakan design struktur gedung yang lebih sederhana, dengan pertimbangan luas area, dan ruang  diasumsikan bisa ditambah-atau dikurangi  saat sudah beroperasi nantinya.  Jika opsi kedua yang diambil, maka point-point yang perlu mendapat perhatian tadi tidak semuanya  menjadi pertimbangan utama, umumnya  designer lebih memperhatikan poin 1,2,3, dan 5.

Out put dari tahap ini :

1.       Flow chart process

2.     Bagan atau diagram process yang menggambarkan aliran/flow mulai dari step awal, process, hingga akhir dengan mempertimbangkan kondisi inventory

3.   Menentukan konsep material handling ( misal :  penggunaan belt conveyor, roll conveyor, handlift, forklift, trolly, dsb ) untuk pemindahan barang disetiap dan antar stasiun kerja

4.  Spesifikasi material ruangan terkait dengan standarisasi dan regulasi ( spesifikasi material, standard temperature atau tingkat kelembaban ruang, tingkat pencahayaan, ventilasi, sirkulasi udara, dll )

3. Merancang  Layout  Process

Tahap ini, bisa dikatakan sentuhan akhir dalam design process.  Setelah mendapat output informasi dari tahap design process, didapat  drawing  dan data-data yang menggambarkan :

1.       Posisi antar ruangan yang paling optimal dalam mendukung aliran process. Baik proses utama (main stream) maupun proses pendukung / supporting.

2.       Dimensi  optimal setiap ruang atau area, seperti contohnya ; area proses utama, area inventory, jalur pejalan kaki/green line, jalur material handling, area ruang untuk utility, area pengolahan air baku, area pengolahan limbah, parking area, area pembuangan sampah, area untuk incenerator, Toilet, Rest Area, dsb

3.       Posisi seluruh equipment dalam ruang  dengan skala yang sama. Mulai dari posisi mesin processing, unit-unit equipment utility, alat-alat pendukung, meja, area inventory,  material handling equipment, Rack penyimpanan, dll

dimasukkan dalam drawing sehingga  dapat memberikan informasi  dalam melakukan evaluasi design.

4.       Posisi jalur piping ( Steam, udara bertekanan, water, hot water, gas, dll )

5.       Informasi terkait dengan dimensi seluruh equipment, berat equipment (penting dalam merancang factory bertingkat), konsumsi daya listrik setiap equipment, spesifikasi  building/ Civil work , Mechanical, Electrical material  terkait proses utama/mainstream ( jenis material finishing untuk dinding, plafon, lantai, spesifikasi piping, dll )

Process layout merupakan dasar dalam dalam membuat design Arsitek, sangat tidak disarankan untuk melangkah kestep berikutnya, jika anda masih belum cukup memberikan out put informasi dikarenakan tidak optimalnya tahap design process. Untuk itu Design proses harus benar-benar optimum, dengan cara  mengevaluasi dengan melibatkan pihak-pihak terkait,  dan disarankan konsultan process terlibat didalamnya. Jauh lebih baik melakukan banyak perubahan, modifikasi, ujicoba, pada tahapan ini hingga seluruh pihak  menyetujui satu jenis design process yang  paling optimal dan mendekati sempurna.

4.  Design Arsitek Pra Rencana

Seluruh Pekerjaan anda mulai dari tahap 1 hingga 3 akan diterjemahkan oleh Arsitek kedalam Drawing dengan standard Arsitektur. Pada Tahap ini perusahaan anda disarankan untuk menentukan Arsitek untuk melakukannya. Terdapat persepsi yang keliru mengenai hal ini. Keliru dalam arti sangat beresiko dalam hal budgeting dan terlalu membuang-buang waktu. Meskipun berada dalam bidang keilmuan yang sama, setiap arsitek memiliki sudut pandang yang bebeda terkait dengan calculasi dan penggunaan spesifikasi material untuk  interior, eksterior, kalkulasi pekerjaan sipil, Mechanical Electrical Plumbing (MEP) , kita tidak hanya berbicara masalah standard. Jadi meskipun kita tenderkan, hasilnya tidak akan equal dan “aple to aple”. Dikhawatirkan perusahaan terjebak kedalam estimasi cost yang rendah namun sangat beresiko terjadi kesalahan calculasi.

Cara terbaik, Tentukan satu arsitek yang melakukannya, perhitungan biayanya sangat fleksibel rata-rata menggunakan perhitungan harga per square meter.  Setiap daerah memiliki standard harga yang berbeda-beda, mulai dari  Rp. 75 ribu – 150 ribu/sqm, hingga rp.300 ribu/sqm, atau bisa lebih tinggi, tergantung  tingkat kesulitan pekerjaan.

Umumnya pada tahap ini, dapat diketahui Estimasi cost untuk budgeting. Keakuratannya sangat bervariasi, tergantung dengan kompetensi si arsitek, ketidak tajaman dalam melakukan kalkulasi biaya untuk estimasi, terkadang membuat owner pusing tujuh keliling, karena biaya setelah perhitungan detail naik hingga lebih dari 100% biaya estimasi. Untuk itu, tidak bijak jika keputusan dalam menentukan arsitek hanya berdasarkan  biaya terendah saja.

Dalam melaksanakan tahap ini, Konsultan memerlukan  data dilapangan yang terkait dengan rencana pembangunan, seperti  Situasi dan Lokasi, Sondir Tanah/mengetahui kualitas tanah, Audit Jalur Electric, plumbing, dll.

Output dari tahap ini yaitu keluarnya Estimasi Bill of Quota ( B&Q) dan Estimasi RAB ( Rencana Anggaran Biaya ), Gambar Pra Rencana, dan Dokumen IMB

5.  Menyelesaikan  IMB ( Ijin Mendirikan Bangunan )

Sebelum memulai mendirikan bangunan unyuk rencana perluasan ini, sebaiknya bangunan memiliki kepastian hukum atas kelayakan, kenyamanan, keamanan sesuai dengan fungsinya. IMB tidak hanya diperlukan untuk mendirikan bangunan baru saja, tetapi juga dibutuhkan untuk membongkar, merenovasi, menambah, mengubah, atau memperbaiki yang mengubah bentuk atau struktur bangunan.

 Tujuan diperlukannya IMB adalah untuk menjaga ketertiban, keselarasan, kenyamanan, dan keamanan dari bangunan itu sendiri terhadap penghuninya maupun lingkunan sekitarnya. Selain itu IMB juga diperlukan dalam pengajuan kredit bank. IMB sendiri dikeluarkan oleh pemerintah daerah setempat (kelurahan hingga kabupaten). Dalam pengurusan IMB diperlukan pengetahuan akan peraturan-peraturannya sehingga dalam mengajukan IMB, informasi mengenai peraturan tersebut sudah didapatkan sebelum pembuatan gambar kerja arsitektur.

Klasifikasi bangunan dalam mengurus IMB terbagi kedalam 4 golongan, yaitu ; 1) Bangunan Hunian ( rumah tinggal dan Toko/Ruko, rumah tinggal, rumah kost, rumah sewa, hotel, pondok wisata,villa,guest hosue, apartment ), 2) Bangunan Non Hunian ( Toko, Kantor, Kios, Bank, Industri, Gudang, Garment, Workshop, Swalayan, Departement Store, Grosir, pertokoan, restaurant, rumah makan ), 3) Bangunan Sosial ( Klinik/rumah sakit, sekolah, tempat ibadah ), 4) Bangunan Khusus (Tower/Antena, Pompa air, Boster, Gardu )

Persyaratan umum dalam mengurus IMB : 1) Foto Coy KTP , 2) Foto Copy Sertifikat, 3) Foto Copy pembayaran PBB terakhir, 4) Surat keterangan penyandang, 5)  Gambar rencana bangunan, yang terdiri dari ; Gambar situasi, Gambar rencana tapak, gambar rencana denah, Gambar rencana tampak ( depan, samping ), Gambar potongan (memanjang, memendek), Gambar struktur/pembesian (khusus bangunan bertingkat).

Alur perijinan IMB, Sumber : 

http://dinasperijinan.denpasarkota.go.id/intro2.php?page=3#content

Mengurus ijin dari Dinas Pemerintahan sebenarnya tidak hana IMB saja, penambahan volume produksi berdampak langsung pada konsumsi listrik dan air baku. Penambahan Daya Listrik dan Ijin pemanfaatan air tanah juga memerlukan ijin yang harus diselesaikan jauh sebelum bangunan factory baru beroperasi.

6. Design Structure, Mechanical, Electrical, Plumbing, Finishing, dan Sistem  

Pada tahap ini, Arsitek dan Team yang terbagi kedalam beberapa spesialisasi mulai melakukan perhitungan  dengan sangat detail. Perhitungan-perhitungan yang meliputi biaya persiapan, biaya pengerjaan, biaya material, biaya finishing, dll, terbagi kedalam List daftar pengerjaan, material, dan biaya.

Dokumen Drawing  yang dihasilkan dlam tahap ini  sudah layak untuk dijadikan Dokumen lelang/tender. Setelah itu Arsitek dan Team akan menjadi Konsultan bagi perusahaan anda, dalam melakukan aktivitas lelang hingga pengawasan selama proses pembangunan factory baru yang anda impikan.

Output tahap ini yaitu Keluarnya Bill of Quota ( B&Q) dan RAB, nantinya nilai ini akan menjadi acuan dalam pelaksanaan Tender, Gambar Design , Gambar kerja & Detail. Gambar ini nantinya akan menjadi Dokumen Lelang ( jika ditenderkan )

7.  Tender kontraktor

Pengerjaan konstruksi dan sistem lainnya memerlukan Kontraktor, dalam beberapa case Konsultan juga memiliki kompetensi dan sumber daya sebagai kontraktor, tapi ini tidak disarankan. Jauh lebih baik, Arsitek atau konsultan tadi tetap melakukan pegawasan pengerjaan. Sehingga Design dan  Material yang digunakan sesuai spesifikasi yang ditetapkan. Tender dilakukan untuk mendapatkan harga terbaik dari beberapa kontraktor di semua spesialisasi yang terkait. Kontaktor-kontraktor yang  dapat memberikan rencana pengerjaan yang terbaik,  ongkos yang  optimal, dan tentunya berpengalaman biasanya menjadi indikator dalam menentukan pemenangnya.

Agar tidak terjadi permainan antara konsultant dan Kontraktor, ada baiknya dari pihak pemberi tugas/owner, ikut memberikan alternatif-alternatif kontraktor untuk mengikuti tender.

Output dari tahap ini yaitu, ditentukannya kontraktor-kontraktor pelakasan pengerjaan, semakin tinggi  level kontraktor, maka kemampuannya dalam mengerjakan lebih dari satu bidang keahlian akan semakin baik. Di satu sisi ini akan baik karena mereka dibawah satu naungan koordinasi, namun faktor biaya tentunya akan lebih tinggi.

Satu hal yang wajib diperhatikan, terkadang beberapa pekerjaan diluar Struktur, Sipil dan ME, juga melibatkan Suplier atau kontraktor lainnya. Saat membuat kesepakatan, perlu diperjelas masalah pajak, diantaranya PPN, PP 51, PPh 23, dll, jika hal ini tidak clear, dipastikan akan menjadi masalah dikemudian hari. Untuk Detail mengenai pajak-pajak ini, dapat dilihat di Blog-blog mengenai Pajak.

8. Penunjukan Kontraktor

Penunjukkan kontraktor dilakukan dengan surat perintah kerja, surat perjanjian kontrak, dan dokumen-dokumen berkekuatan hukum lainnya. Dokumen-dokumen ini akan anda perlukan untuk mengajukan pinjaman dari Bank, untuk membiayai project pembangunan Factory baru ini.  Anda harus mempelajari, diantaranya ;

1. Dokumen teknis pengerjaan terkait dengan penggunaan energi listrik, air, dan suber daya lainnya, tempat tinggal pekerja,  serta efek pengerjaan terhadap lingkungan sekitar.

2. Memahami klausul dalam isi surat kontrak. Mulai dari  kesepakatan lamanya pengerjaan, PPN, Masa Retensi, Termyn Pembayaran. Hingga kesepakatan mengenai denda jika terjadi keterlambatan target penyelesaian project dan keterlambatan pihak pemberi tugas dalam melakukan  termyn pembayaran.

3. Hak serta  kewajiban pemberi tugas dan kontraktor.

9. Pelaksanaan Project

Tahap realisasi project, biasanya dalam surat kontrak dicantumkan mengenai kewajiban kontraktor untuk melaporkan setiap periode waktu tertentu mengenai progressnya. Untuk skala yang cukup besar, dan melibatkan spesialisasi di berberapa bidang keilmuan seperti struktur, MEP, Cooling System, dll. Dibentuk management proyek dibawah kendali konsultan yang ditunjuk.

10. Masa Retensi

Masa retensi yaitu, periode setelah project  progress pencapaiannya 100 %, dan diterima oleh pemberi tugas dengan dokumen tertulis dan berkekuatan hukum. Artinya mimpi anda, owner, dan seluruh karyawan untuk memiliki factory baru sudah terwujud dan 100% siap beroperasi. Selamat untuk peusahaan anda.

Dalam masa retensi ini, kontraktor memberikan garansi perbaikan jika terjadi ketidak sesuaian sesuai  scope pengerjaannya. Tentunya semakin lama masa retensi akan semakin baik bagi pemberi tugas. Dan situasinya kadang berbanding terbalik jika dilihat dari sisi kontraktor. Anda harus dapatkan kesepakatan dan tertuang dalam surat kontrak, masa 90, 180 hingga 360 hari umumnya digunakan. Sampai dengan masa retensi seluruh termyn pembayaran biasanya mencapai 95%, sampai serah terima kedua ( setelah masa retensi berakhir) Kontraktor berhak mendapatkan sisa pembayarannya, hal ini sekali lagi tergantung dari kesepakatan tertulisnya.

Penutup

Pembangunan project perluasan  pabrik / factory baru memerlukan  koordinasi yang sangat baik. Jelas anda tidak bisa berfikiran “one men show” untuk menyelesaikannya. Posisi Konsultan Process dan konsultan Arsitek pastinya memerlukan banyak data dan informasi yang terkait dari tim internal perusahaan.

Semoga  Bermanfaat