PPIC Yang Berhasil Dalam Konsep Balance Score Card (BSC)

Apakah ukuran keberhasilan PPIC ? Jika perusahaan anda menerapkan Performance Appraissal System, seperti MBO, Balance Scorecard, Departementally KPI, atau model- model yang lain. Key Performance Indicator yang paling umum yaitu  Delivery Performance atau saya lebih suka menyebutnya dengan D-Ratio dan Lead Time (LT).

Sebagai ilustrasi saya ambil contoh strategic mapping dalam  Balance Score Card ( BSC ). Secara garis besar saya akan memberikan ilustrasi singkat mengenai makhluk yang satu ini. Untuk lebih detailnya anda bisa temukan di toko buku terdekat.

Balance Score Card

Ide tentang BSC pertama kali dipublikasikan dalam artikel Robert S. Kaplan dan David P.Norton di Harvard Bussiness Review tahun 1992 dalam artikel yang berjudul “ Balanced Scorecard-Measure that Drive Performance” . Dalam perkembangannya, BSC kemudian dikembangkan untuk menghubungkan tolok ukur bisnis dengan strategi perusahaan. Norton dan Kaplan dalam artikel keduanya yang berjudul “ Putting the Balanced Scorecard to work” ( Sept-oct 1993 ) menunjukkan bagaimana perusahaan menggunakan BSC. Pengukuran yang efektif merupakan bagian yang integral dari proses manajemen

Balanced Score Card merupakan suatu sistem managemen, pengukuran, dan pengendalian yang secara cepat, tepat, dan komprehensif dapat memberikan pemahaman pada manajer tentang performance bisnis.

Pengukuran kinerja memandang unit bisnis dalam 4 perspektif, yaitu perspektif keuangan, pelanggan, proses bisnis dalam perusahaan, serta proses pembelajaran dan pertumbuhan. Melalui mekanisme sebab akibat, perspektif keuangan menjadi tolok ukur utama yang dijelaskan oleh tolok ukur operasional, dapa tiga perspektif lainnya sebagai driver (lead indicators).BSC dianalogikan sebagai “dashboard mobil” atau “cockpit pesawat”, untuk menggambarkan seorang pengemudi atau pilot perlu data real time yang akurat, dan relevan dengan tujuan.

Balance Score Card diterjemahkan kedalam  KPI ( Key Performance Indicator ) mulai dari level Corporate hingga turun sampai level Departemen. Saya yakin, jika disupport dengan Management by Objective (MBO) dan diintegrasikan dengan sistem Rewards. Hasilnya akan luar biasa.

PPIC dalam BALANCE SCORECARD

Kembali ke topik, bagaimana mengukur keberhasilan  fungsi PPIC. Saya lebih  tertarik melihatnya melalui Balance Scorecard atau KPI (Departemental). Dengan tools ini aspek strategis dan posisi keterkaitan ( cause & effect ) bisa dengan mudah dilihat dan dipahami.

General Strategic Mapping Operation KPI / Balance Scorecard

Strategic Mapping diatas merupakan dasar dalam  design KPI Departemental. Mapping diatas bukanlah sesuatu yang baku, setiap perusahaan memiliki Strategic Mapping Departemental yang mengikuti level Corporate. Namun secara umum, kurang lebih sebaran Strategi Mapping diatas sudah cukup memberikan gambaran.

Penjelasannya sbb :

1. Kolom paling kiri menunjukkan 4 perspective dan baris paling atas menunjukkan ekpectasi internal customer dari PPIC  ( dari marketing ) yang merupakan impack dari fungsi produksi, Engineering, Logistic, dan QA. Gambaran ini sifatnya sangat umum, tidak ada yang baku mengenai Key Performance Indicator karena penentuannya diturunkan dari Strategic Mapping Corporate (MP).  MP Corporate sangat dipengaruhi oleh Visi dan misi perusahaan.

2. Dari sisi PPIC, customer bagian ini adalah marketing. Marketing mengharapkan Delivery performance (D-Ratio) maksimal dan Lead Time Process ( LT ) minimal. Jika dua aspek ini terpenuhi, akan memberikan impack pada finance perspective, yaitu sales volume. Sales Performance hanya satu level dibawah Revenue.

3. D-Ratio dan LT merupakan impack dari Planning Accuracy dan Production Volume yang berada dalam wilayah Produksi.

4. Planning Accuracy merupakan impack dari 3 fungsi yang berbeda yaitu Engineering yang memberikan kontribusi pada Machine performance, Logistic dengan Delivery Material dan Inventory level, dan QA dengan Product Quality Performance.

5. Action Strategis yang bisa dilakukan oleh PPIC  yaitu Material Forecast. Terlihat didalam tabel, aktivitas internal ini tidak memberikan impack langsung pada Goal  yang menjadi ekspectasi (D-Ratio, LT), melainkan memberikan impack pada Logistic performance.

Apakah artinya ? Fungsi PPIC memiliki Goal utama D-Ratio dan LT performance. Tapi apa yang anda lakukan dari  perspective internal bussiness process yang dapat memberikan impack langsung ? Dari sisi strategis Nothing … Tidak ada Bro. Yang banyak PPIC lakukan sebatas KPI individual  yang cenderung ke Jobdes atau Reporting. Seperti aktivitas  data entry, data support, dan penyusunan MPS. Silahkan untuk diperdebatkan, penyusunan MPS bukanlah aktivitas strategis, karena merupakan aktivitas rutin dan memiliki SOP yang jelas.

Inilah letak permasalahannya, PPIC dituntut  oleh Marketing untuk memberikan Delivery performance dan Lead Time process se-optimal mungkin. Tapi untuk mencapainya, anda sangat tergantung oleh kinerja bagian lain. Karena alasan ini, beberapa perusahaan  meletakkan PPIC dibawah Struktur Produksi, atau bersama dengan Produksi dan Engineering  dibawah payung Operational, atau beberapa variasi model lain.  Akan tetapi, apapun situasi dan alasannya, saya tidak mendukung PPIC berada dibawah struktur produksi.

Pertanyaannya, Bagaimana menjalankan fungsi PPIC  dengan Success ?

Menjalankan fungsi PPIC  dengan Success

Melihat peranan PPIC dalam  tabel BSC diatas . Jika tidak memiliki strategi  yang tepat, saya jamin, PPIC tidak akan memiliki bargaining yang kuat terhadap fungsi lainnya. Atau dengan bahasa yang lebih mudah, Anda diperlukan saat arrange order, Penyusunan MPS, menyusun MRP, melayani permintaan Re-make & Re-Schedulling, dan aktivitas ( administratif ) terkait dengan Feeding Material/suplay  dari Material Warehouse ke production. Setelah itu, kontribusi anda tidak terlihat lagi.

Apakah  situasi ini normal? Jawaban saya “ TIDAK”. Situasi ini terjadi jika PPIC tidak memiliki  perspective dan strategi yang tidak tepat.

Berikut Tips  agar  PPIC memiliki bargainning yang kuat. Sehingga memiliki power dalam melakukan follow up dan tekanan pada bagian lain yang terkait dengan Goal Departemen.

1. Memahami seluruh prosedure operasional terkait dengan produksi, inventory, logistic, marketing. Tidak hanya tekstual, tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini akan sangat berguna dalam menganalisa permasalahan yang melibatkan beberapa bagian. Pemahaman mutlak akan prosedure  menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.

2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika anda berfikir, bisa memahaminya dengan hanya mempelajari flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat kurang, Pemahaman anda sebagai orang PPIC harus sama baiknya dengan  skill & knowledge  Supervisor dan Manager Produksi bahkan lebih baik, jika PPIC berperan sebagai 'Rule Maker' .  

3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah perpanjangan tangan Produksi dan Marketing. Untuk itu dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi yang proporsional, dengan fokus pada target utama, yaitu ketepatan Delivery dan Stabilitas Capasitas Produksi.

Penutup

Jika anda sebagai bagian dari fungsi PPIC memiliki persepsi hanya menjalankan tugas “administratif”, tolong segera di improve.  Jika ada option lain untuk melaukan perbaikan dan anda anggap baik untuk kepentingan perusahaan, let’s do it. Lebih jauh saya ingin menyatakan, mari rasakan spirit  bagian produksi. Terlibatlah didalam, jika diperlukan berikan waktu khusus untuk belajar dan ikut serta didalamnya.

Good PPIC People  come from the best Production People

 Good Luck & Wish U The Best